دشنت الحكومة الإلكترونية نسخة الحوسبة السحابية من نظام (الاجتماع التفاعلي الإلكتروني) الذي يوفر إمكانية القيام بالاجتماعات من خلال الأجهزة اللوحية الذكية، في أي وقت ومن أي مكان، وذلك في خطوة سباقة نحو التحول من الاجتماعات الورقية التقليدية إلى اجتماعات إلكترونية آمنة وبلا أوراق، وتماشياً مع التوجهات العالمية.
جاءت هذه المبادرة نتيجة للاهتمام المتزايد من قبل الجهات الحكومية بالنظام، كونه يوفر برنامجا مرنا يتكيف مع أي بيئة عمل ويمكن تطويره ليتناسب مع مختلف أنواع الاجتماعات إلى جانب فاعليته في توفير الوقت والموارد وأتمتة العمليات المتكررة.
يمتاز النظام بسهولة وصول مستخدميه إلى مواد الاجتماعات السابقة والحالية والمستقبلية وكذلك جداول الأعمال، إلى جانب إمكانية الحصول على وثائق الاجتماعات بأفضل طريقة عرض، وتجنب عناء القيام بالتحديثات يدوياً لملفات الاجتماعات.
إضافة إلى ذلك، يتيح النظام إمكانية عرض الوثائق المتصلة بجدول الأعمال مع المشاركين، مع توفير الوقت والتكاليف والجهد حيث يمكن مناقشة الاجتماعات مع المشاركين قبل موعد الاجتماع باستخدام نظام التعليقات، وتوفير جميع الوثائق الكترونياً دون الحاجة إلى طباعة عدد كبير من الأوراق شهرياً بمستوى عالي من الأمان والسرية والحماية.
ومن المميزات التي يوفرها النظام باللغتين العربية والانجليزية إمكانية التواصل عبر الرسائل الفورية، وتدوين الملاحظات، وإرسال التعليقات الخاصة التي تصل لشخص محدد والتعليقات العامة لجميع المشاركين بالاجتماع، مع إمكانية الوصول إلى الملفات الخاصة في حالة عدم الاتصال بالإنترنت، وإرسال واستلام المرفقات عبر البريد الإلكتروني.
تم تصميم النظام ليلغي عددا كبيرا من التحديات الحاصلة خلال عقد الاجتماعات بالطريقة التقليدية منها صعوبة الحصول على مواد الاجتماعات السابقة وخصوصا القديمة منها، وتعذر الأخذ برأي الأشخاص في حال عدم تمكنهم من الحضور وما يترتب على ذلك من تأخير في اتخاذ القرارات أو التصويت عليها، وعدم إمكانية إجراء مناقشات مسبقة قبل بدء الاجتماع، كما يجنب النظام الأخطاء التي تنتج عن عملية الطباعة وجمع الملفات التي قد تكون ثقيلة وغير مريحة عند حملها، خصوصاً التي تتطلب نقلها لمناطق أخرى، ويتجاوز صعوبة أرشفتها وعرضها في اجتماعات أخرى.
وصمم (نظام الاجتماع التفاعلي الإلكتروني) ليلبي الاحتياجات الوظيفية لاجتماعات الموظفين بمختلف مستوياتهم الإدارية، سواء كانوا من المدراء التنفيذيين وغير التنفيذيين والإدارة العليا والإداريين والسكرتارية التنفيذية، بحيث يتيح التحضيرات والإعدادات المسبقة للاجتماع، والتواصل بين الأطراف التي تعد له أو تشارك فيه في أي مكان، وسهولة الوصول إلى الملفات، وخاصية التسجيل الصوتي وإضافة الملاحظات.
ويستفيد من نظام الاجتماعات التفاعلي الإلكترونية حاليا كل من جلسات مجلس الوزراء واللجنة العليا لتقنية المعلومات والاتصالات واللجان الوزارية الحكومية التالية: اللجنة الوزارية للشئون القانونية، واللجنة الوزارية للخدمات الاجتماعية والاتصالات والإعلام، واللجنة الوزارية للشئون المالية والاقتصادية، ومجلس المناقصات والمزايدات.
يذكر أن نظام (الاجتماع الإلكتروني) يأتي تماشياً مع أهداف استراتيجية الهيئة المطورة 2016، الرامية إلى دعم الأولويات الوطنية وتسهيل عملية صنع القرار للقيادات الحكومية عبر تطبيق نظامين حكوميين شاملين للمساهمة في تطوير آلية صنع القرار الحكومي.
