أظهر تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية للسنة المالية المنتهية 2013 - 2014، ضمن باب أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين واللوائح والأنظمة المتعلقة بالموارد البشرية بالنسبة لوزارة الخارجية، قيام الأخيرة بصرف بدل إعاشة لسكن رؤساء البعثات يتراوح ما بين 200 دينار و450 ديناراً شهرياً بحسب البعثة، من دون أن يرد هذا البدل ضمن البدلات والعلاوات المحددة للدبلوماسيين.

ولفت التقرير في موضع آخر، إلى عدم اتباع الوزارة لجدول رواتب معتمد للموظفين المحليين بحسب الوظائف والمناطق أو البلدان؛ ما جعل تحديد رواتبهم خاضعاً للتقديرات الشخصية للمسئولين في البعثات والوزارة.

وأحاطت وزارة الخارجية ديوان الرقابة المالية بأنها بصدد العمل على تنفيذ جملة من التوصيات التي وضعها الأخير إزاء الملاحظات المذكورة، فيما فندت عدداً منها (...).

كما أورد ديوان الرقابة المالية 15 ملاحظة تفصيلية على أنظمة الرقابة الداخلية والالتزام بالقوانين واللوائح والأنظمة المتعلقة بالموارد البشرية، وهي كالتالي: اللائحة التنفيذية لقانون السلك الدبلوماسي، الهيكل التنظيمي، مهمات ومسئوليات الإدارات والأوصاف الوظيفي للموظفين، الموظفون المحليون في البعثات، الأدوات القانونية اللازمة لصرف العلاوات والبدلات، علاوة التجهيز، العلاوة الخاصة، بدلات الموظفين بعقود، اللجان المتعلق بشئون الموظفين، تقييم أداء الموظفين، الترقيات، تمديد الخدمة، العمل الإضافي، الأكاديمية الدبلوماسية، خضوع الدبلوماسيين للبرامج التدريبية التأهيلية.

وفي تفاصيل أكثر، جاء ضمن ملاحظة الديوان حول الموظفين المحليين في البعثات، عدم اتباع الوزارة لجدول رواتب معتمد للموظفين المحليين بحسب الوظائف والمناطق أو البلدان، ما جعل تحديد رواتبهم خاضعاً للتقديرات الشخصية للمسئولين في البعثات والوزارة، وأن محاسباً في بعثة البحرين بجنيف يتسلم راتباً شهرياً قدره 3431 ديناراً، بينما الوظيفة نفسها لبعثة البحرين في باريس يتسلم 1128 ديناراً. وأوصى الديوان بأعداد جداول لرواتب الموظفين المحليين بالبعثات المختلفة بحسبة الوظائف والمناطق والبلدان. وردت الوزارة بأنها بصدد إعداد جدول رواتب إرشادي معتمد للموظفين المحليين، علماً بأن المعايير الحالية التي تستند إليها الوزارة أساساً مع التقيد بالموازنة هي: المستوى الأكاديمي، تاريخ ومدة الخدمة بالنسبة للموظف في البعثة، ومراعاة الأنظمة والقوانين المعمول بها في دول المقر.

وضمن ملاحظة الديوان على وزارة الخارجية بشأن الأدوات القانونية اللازمة لصرف العلاوات والبدلات، لاحظ الديوان قيام الوزارة بصرف بدل إعاشة لسكن رؤساء البعثات يتراوح ما بين 200 دينار و450 ديناراً شهرياً بحسب البعثة، وذلك بالاستناد إلى قرار من الوكيل المساعد للموارد البشرية والمالية ونظم المعلومات الصادر في 14 يوليو/ تموز2009، والذي تم تعديله في 1 يونيو/ حزيران 2013 من دون أن يرد هذا البدل ضمن البدلات والعلاوات المحددة للدبلوماسيين.

وأوصى الديوان، في هذا الصدد، بالعمل على تقنين صرف بدل الإعاشة لسكن رؤساء البعثات، فيما علقت الوزارة بأن بدل الإعاشة يتعلق بممارسة سابقة لصدور قانون السلك الدبلوماسي والقنصلي وهو يتعلق بتغذية الخدم في سكن رئيس البعثة، والوزارة بصدد دراسة كيفية تنظيم هذا البدل وإصدار قرار من الإدارية العليا بشأنه.

هذا ولاحظ ديوان الرقابة خلال مراجعة ترقيات أعضاء السلك الدبلوماسي والقنصلي والموظفين والإداريين، وجود بعض أوجه القصور في منح الترقيات (...)، ولوحظ عدم توثيق مبررات الترقية بما يفيد بتوفير شرط الكفاءة كتقييم الأداء الوظيفي للمرشح أو غيره، وهو ما لم يمكن أيضاً من التحقق من تطبيق معيار الأقدمية بشكل واضح وموحد على جميع المرشحين للترقية. كما تمت ترقية عدد من الموظفين إلى أكثر من درجة على جدول الرواتب، ما يخالف المادة 52 من اللائحة التنفيذي لقانون الخدمة المدنية (...) بالإضافة إلى منح بعض الموظفين الذين تمت ترقيتهم عدداً من الرتب يفوق الرتبتين من الدرجة المرقى إليها (...).

وأوصى الديوان بأن توثق مبررات منح الترقيات في محاضر لجان الترقيات (...)، والالتزام بنظام الدرجات والراتب الواجب الترقية إليها. فيما جاء رد الوزارة بأنه سيتم التوثيق بحسب ما طلب الديوان، تطبيقاً للمادة 16 من قانون السلك الدبلوماسي والقنصلي فيما يتعلق بالترقيات. وأنه بناءً على صدور قرار من رئيس مجلس الوزراء رقم 2 لسنة 2012 بتعيين مديرين بالوكالة بوزارة الخارجية، تم تعيين الموظفين المذكورين في وظائف عليا بالوزارة (...)، وكذلك الحال بالنسبة للملاحظة الأخيرة في هذا الصدد (...).

وبالنسبة لملاحظة ساعات العمل الإضافي، أفاد الديوان بأنه تبين صرف بدل ساعات العمل الإضافي لعدد من الموظفين بشكل مستمر شهرياً ما يشير لعدم التخطيط المسبق والتنظيم الجيد للعمل، وما جعل من ذلك البدل راتباً تكميلياً للموظف، بالإضافة إلى صرف بدل ساعات عمل إضافية ثابتة بغض النظر عن ساعات العمل الفعلية طبقاً لنظام البصمة.

وأوصى الديوان، في هذا الصدد، بالبحث في أسباب صرف بدل العمل الإضافي شهرياً لبعض الموظفين بشكل مستمر وتنظيم عملهم وفقأ لاحتياجات العمل الفعلية (...)، والالتزام عند صرف بدل العمل الإضافي بساعات العمل الفعلية، ووفقاً للحد الأقصى المحدد.

وردت الوزارة بأنه نظراً لطبيعة العمل بوزارة الخارجية وزيادة وتيرة العمل والأعباء التي تواجهها، تحتم عليها تكليف بعض الموظفين للقيام بأعمال إضافية بعد ساعات الدوام الرسمي مع مراعاة عدم تجاوز الـ 30 ساعة المسموح بها من قبل ديون الخدمة المدنية، إلا أنه بالنسبة لموظفي إدارة المراسم والمؤتمرات وإدارة الإعلام والدراسات والبحوث فإن العمل الإضافي لهم يأخذ في الاعتبار طبيعة عملهم (...)، كما تم إيقاف صرف بدل ساعات عمل إضافية ثابتة لبعض الموظفين (...) فعلاً قبل شهر أبريل/ نيسان 2014، إلا أنه بالنسبة لموظفي مكتب العمليات والمتابعة فإن طبيعة ومواقيت عمل المكتب تقتضي صرف مبالغ مقطوعة لهم.

وجاء ضمن ملاحظة الهيكل التنظيمي، أنه على رغم حجم مصروفات وزارة الخارجية للعام 2012 البالغة 35 ديناراً، وتعدد وتنوع المرافق والإدارات والبعثات الدبلوماسية، تبين أنه لا يوجد لدى الوزارة إدارة أو قسم مستقل يتبع الوزير مباشرة يُعنى بالتدقيق الداخلي للحرص على الالتزام بالقوانين واللوائح المنظمة لنشاطها المالي والإداري. وأوصى الديوان باستحداث وظيفة التدقيق الداخلي على الهيكل التنظيمي للوزارة، وردت الوزارة بأنها بصدد مخاطبة ديوان الخدمة المدنية بشأن استحداث الوظيفة.