ذكر تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية للعامين 2013 - 2014 بخصوص مراقبته لأداء مجلس المناقصات والمزايدات، أن المجلس أعد خطته الاستراتيجية للفترة من 2011 - 2016، ولتحقيق أهدافه وضع 13 هدفاً فرعياً و32 مبادرة، إلا أنه لم يضع خططاً تنفيذية سنوية، كما أنه ومنذ العام 2011 وحتى أبريل/ نيسان 2014، نفذ المجلس 12 مبادرة من أصل 32 مبادرة.

ورد المجلس على تلك الملاحظة بأنه رغم الجهود المستمرة التي يبذلها المجلس فيما يتعلق بالخطة الاستراتيجية، إلا أنه سيتم أخذ التوصية في الاعتبار ومراجعة هذه الخطة.

5 وظائف أساسية لتقييم العطاءات شاغرة

وفيما يتعلق بالموارد البشرية، بيّن تقرير ديوان الرقابة وجود 5 وظائف فنية شاغرة، وهي وظائف أساسية لعمل المجلس تخص أعمال تأهيل المقاولين والموردين وتقييم العطاءات، موضحاً أن بقاء تلك الوظائف شاغرة يؤثر سلباً على أعمال المجلس؛ والوظائف هي: مساح كميات (2)، محاسب أول (1)، محاسب (1)، أخصائي تقييم (1).

كما أن الاختصاصات الفنية المتوافرة بالمجلس لا تغطي كل القطاعات، وهناك دراسة أعدتها شركة استشارية في 2011 أوصت بزيادة عدد الموظفين الفنيين المعنيين بأعمال التأهيل والتقييم من 15 إلى 31 موظفاً.

وأوصى التقرير بسد الشواغر في الوظائف بموظفين مؤهلين، وإعادة النظر في الهيكل التنظيمي.

ورد مجلس المناقصات أنه سيتم التنسيق مع ديوان الخدمة المدنية ووزارة المالية لسد الشواغر في الوظائف.

مشروع إلكتروني بـ 700 ألف...

لم يدخل حيز التشغيل بالكامل

بيّن تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية قيام مجلس المناقصات بالتعاقد مع إحدى شركات تقنية المعلومات في العام 2007 لتنفيذ مشروع المناقصات الإلكترونية بمبلغ 136.842 ديناراً، وقد لوحظ عدم دقة المجلس في تحديد احتياجاته من النظام قبل طرحه في المناقصات، حيث بلغت تكلفة الإضافات والتحسينات حتى مارس/ آذار 2014، 74.032 ديناراً، وهي تمثل 54 في المئة من التكلفة الأصلية للمشروع.

واستلم المجلس النظام من المورد في ديسمبر/ كانون الأول 2008 بتكلفة 703.554 ديناراً، وعلى رغم مضي أكثر من خمس سنوات على استلام النظام إلا أنه لم يدخل حيز التشغيل بالكامل. ولا توجد لدى المجلس خطة زمنية للانتهاء من المشروع بالكامل، علماً بأنه يتحمل تكاليف تشغيلية لأعمال الصيانة والتراخيص تبلغ نحو 87 ألف دينار سنوياً.

من جهته، أفاد مجلس المناقصات أن معوقات المشروع تتلخص في النقص الكبير في الموارد البشرية اللازمة لإدارة المشروع وتدريب الجهات الحكومية على النظام الإلكتروني، مشيراً إلى أنه تمت مخاطبة ديوان الخدمة المدنية إلا أنه لم يتم الحصول على الموافقة للتوظيف، إضافة إلى حداثة النظام الإلكتروني، وعدم جاهزية الجهات المتصرفة لاستخدام النظام، ويخضع النظام للتطوير المستمر.

الإجراءات ضد المخالفين غير كافية

واعتبر التقرير أن إجراءات المجلس تجاه الجهات المخالفة لقانون المناقصات والمزايدات ولائحته التنفيذية يعتبر غير كافرٍ ولا يساعد على حمل الجهات المخالفة على الالتزام بقانون المناقصات والمزايدات، وأوصى برفع المخالفات إلى مجلس الوزراء.

المناقصات الزمنية تفتقر لتحديد الشروط والحالات

وبخصوص المناقصات الزمنية التي هي من قبيل أعمال الصيانة الروتينية وعقود النظافة، أفاد تقرير ديوان الرقابة ملاحظته أن المجلس لم ينظم هذا النوع من المناقصات من حيث تحديد الشروط أو الحالات التي ينطبق عليها، وكيفية توزيع الأعمال في حالة إسنادها إلى أكثر من مقاول، فيما رد مجلس المناقصات موضحاً أنه بالإمكان أن تكون المناقصات الزمنية مناقصات لتنفيذ مشاريع إنشائية، وأن المخالفات في هذا الشأن تتحملها الجهات المتصرفة. وذكر التقرير أمثلة على ذلك:

عطاءات أعمال متشابهة

لكن معايير تقييمها مختلفة

وتحت بند معايير وأوزان التقييم، أوصى تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية مجلس المناقصات والمزايدات بتوحيد المعايير، إذ لوحظ من خلال مراجعة الديوان عدم توحيد أسس ومعايير تقييم عطاءات أعمال ذات طبيعة متشابهة، الأمر الذي أدى إلى تغيير معايير وأوزان نفس الأعمال من مناقصة لأخرى بحسب تقدير القائمين عليها.

فيما أوضح مجلس المناقصات أن وضع المعايير يعتمد على طبيعة المناقصة (السلعة) ومتطلباتها.

أساليب شراء مختلفة لمشتريات

تقلّ عن 50 ألف دينار

أشار تقرير ديوان الرقابة إلى أن المشتريات التي تقلّ قيمتها عن الحد الأدنى المطلوب لطرحها في مناقصة، والتي تقلّ عن 25 و50 ألف دينار، لوحظ أن المجلس لم يحدد طرق وإجراءات الشراء لتلك المشتريات، ما أدى إلى اتباع أساليب شراء مختلفة.

وقد اتفق مجلس المناقصات مع الملاحظات التي أوردها التقرير، وبيّن أنه في صدد الإعداد لإصدار قرار إلى جميع الجهات يبين حدود الشراء بحسب السقف المسموح به.

ويبين الجدول التالي أمثلة لعملية الشراء:

تغييرات بمستندات العطاءات

بعد فتحها بمجلس المناقصات

وكشف التقرير عن تغييرات بمستندات العطاءات وذلك بعد فتحها بالمجلس بهدف ترسيتها على مقاول أو مورد معين أو لزيادة سعرها، موصياً مجلس المناقصات والمزايدات بالاحتفاظ بنسخ من العطاءات بعد فتحها وقبل إحالتها للجهات المعنية، وذلك للتقليل من مخاطر إدخال تغييرات عليها بعد فتحها.

وأوصى التقرير مجلس المناقصات والمزايدات بإلزام الجهات المشترية بتضمين المصروفات التشغيلية والصيانة والتراخيص وغيرها من المصروفات المرتبطة بالخدمة في وثائق المناقصة، ضمن معايير تقييم العطاءات للحصول على العطاءات التي تضمن تنفيذ المشاريع بأقل تكلفة ممكنة، فيما وعد المجلس بدراسة إمكانية تنفيذ هذه التوصية ليتم إصدار تعميم إلى الجهات الحكومية لتوجيه المقاولين والموردين.

وأورد التقرير في هذا الجانب الأمثلة التالية:

عدم تحديد نسبة قيمة الأعمال الأولية بالعطاءات

أورد تقرير ديوان الرقابة في متابعته لأعمال مجلس المناقصات والمزايدات ملاحظته من خلال مراجعة عينة من مناقصات مشاريع إنشائية لدى بعض الجهات عدم قيامها بتحديد نسبة قيمة الأعمال الأولية من التكلفة الإجمالية للمشروع وفي وثائق المناقصة، ويترك هذا الأمر للمشاركين، ما قد يؤدي إلى استغلالهم لذلك برفع نسبة قيمة الأعمال الأولية بغرض الحصول على دفعات مالية في بداية المشروع أكبر من القيمة الفعلية لتلك الأعمال، ما قد يعرّض الجهات المشترية لمخاطر الخسارة.

وعقب المجلس بأنه سيتم إصدار تعميم إلى الجهات المتصرفة بأن يتم تحديد ذلك في وثائق المناقصة.

كشط وتعديل على بنود المناقصات

ذكر تقرير ديوان الرقابة حدوث حالات شطب وكشط وتعديل في جداول كميات بعض المناقصات دون وجود توقيع أو ختم صاحب العطاء بجانب الشطب والكشط والتعديل، كما لم يتبين اتخاذ المجلس أية إجراءات حيال تلك التغييرات، الأمر الذي قد يؤدي لمخاطر تغيير الأسعار والكميات بعد فتح العطاءات.

بينما أكد المجلس في رده على تلك الملاحظة بأنه دائماً يوجه الجهات المتصرفة إلى الالتزام بتطبيق ما ورد في جميع مواد قانون تنظيم المناقصات والمزايدات والمشتريات والمبيعات الحكومية ولائحته التنفيذية.

تقييم العطاءات يحتاج إلى لجان مختصة لا أفراد

قال تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية إن عدم تقييم العطاءات بواسطة لجان مختصة من شأنه السماح بانفراد موظف قد لا تتوافر لديه الاختصاصات اللازمة لإجراء التأهيل والتقييم، وقد ينطوي على ذلك مخاطر عدم الحيادية في التقييم، لذا يتعين على المجلس إضافة مهام تقييم العطاءات إلى اختصاصات اللجان.

ومن جهته، أفاد مجلس المناقصات والمزايدات أنه سيتم إصدار تعميم إلى الجهات المتصرفة بأن يتم التقييم من قبل لجان مكونة من عدة أشخاص وعدم الاقتصار على شخص واحد.

افتقار لآلية تحديد نسبة المبالغ المحجوزة وفترة احتجازها

المبالغ المحجوزة هي عبارة عن المبالغ التي تستقطعها الجهات المشترية بنسبة معينة من قيمة الدفعات المرحلية أو من كامل قيمة التعاقد وذلك لضمان حقوقها عند تسوية المستحقات النهائية، ويتم إرجاع المبلغ المحجوز بعد فترة تحددها وثائق المناقصة.

وتحت هذا البند، أوضح تقرير الرقابة أن إجراءات الجهات المشترية اختلفت في تعاملها مع المبالغ المحجوزة، ففي حين تقوم بعض الجهات بإرجاع المبلغ المحجوز بالكامل بعد انتهاء فترة الصيانة، تقوم جهات أخرى بتقسيم المبلغ على دفعتين الأولى بعد انتهاء الأعمال والثانية بعد انتهاء فترة الصيانة.

لذا يتعين على المجلس التنسيق مع الجهات المعنية بالدولة لتضمين اللائحة التنفيذية لقانون المناقصات بنسبة وفترة احتفاظ الجهات المشترية بالمبالغ المحجوزة.

ومن جانبه، عقب مجلس المناقصات أنه سيتم تحديد آلية جديدة تحدد فيها نسبة المبالغ المحجوزة ومدة الاحتفاظ بها بما يضمن حقوق جميع الأطراف المتعاقدة.

إحكام الرقابة على التغيير في كميات أو حجم الأعمال

أشار تقرير ديوان الرقابة المالية إلى نص المادة (54 مكرر) من قانون المناقصات والمزايدات والتي تنص على أنه «يجوز للجهة المتصرفة تعديل الكميات أو حجم الأعمال في العقد بالزيادة أو النقصان بحيث لا تتجاوز القيمة الإجمالية نسبة 15 في المئة، ولا يجوز تجاوز هذه النسبة إلا بعد أخذ موافقة المجلس».

وأوصى التقرير بأنه يتعين على المجلس إحكام الرقابة على الأوامر التغييرية؛ فيما ذكر مجلس المناقصات أنه سيتم دراسة إمكانية وضع آلية يتم بموجبها توجيه الجهات المتصرفة لتضمين الوثائق شرط بأن يتم طلب 3 تسعيرات على الأقل لمثل هذه الأمور.