كشف تقرير الرقابة المالية عن قيام هيئة شئون الإعلام بالشروع في مناقصات لمشتريات ومشاريع تفوق قيمتها عن 25 ألف دينار قبل الحصول على تأكيد كتابي من وزارة المالية بتوفر الاعتمادات المالية المطلوبة، الأمر الذي يخالف المادة (34) من قانون المناقصات التي تلزم الجهة المشترية بإرفاق تأكيد كتابي بتوفير الاعتمادات المطلوبة للشراء في الموازنة إلى مجلس المناقصات والمزايدات لاعتمادها.

وأوضح التقرير أن ذلك قد يؤدي إلى تأخر الوفاء بالتزامات الهيئة مع الموردين، موصين الهيئة بالحصول على تأكيد كتابي من وزارة المالية بتوفر الاعتمادات المالية اللازمة قبل الشروع في إجراءات تنفيذ المشتريات والمشاريع التي تتجاوز قيمتها 25 ألف دينار، في الوقت الذي أكدت الهيئة أن قسم العقود والمناقصات كان يقوم بجميع الإجراءات في وقت واحد وهي رسالة وزارة المالية لطلب الاعتماد المالي ورسالة مجلس المناقصات وتوقيع العقد حتى تتم الإجراءات بصورة عاجلة ولكن بحسب ما ذكر فقد تم تنفيذ التوصية من شهر سبتمبر/ أيلول 2013 بحسب المادة (34) من قانون المناقصات.

نقل اعتمادات من مشروع لأخرى دون تبرير

أوضح التقرير أن الهيئة كانت تطلب في بعض الحالات موافقة وزارة المالية على نقل اعتمادات من مشروع لآخر دون توضيح ما يبرر طلب المناقلة ودون إرفاق المستندات المؤيدة للطلب، الأمر الذي يعد مخالفة للفقرة (18 - 1 - 14) من الدليل المالي الموحد والتي تقضي على أنه «يجب أن يكون هناك تبرير كافٍ ومقبول للزيادة في الاحتياجات النقدية المقررة للمشروع المنقول إليه، كما يجب أن ترفق جميع المستندات المؤيدة لذلك مع طلب نقل الاعتمادات النقدية».

وردت الهيئة أنها عملت استمارات المناقلة (1802) لنقل الاعتمادات بين موازنات مشاريع الهيئة بالتنسيق مع إدارة المشاريع بوزارة المالية بحسب الإجراءات والأنظمة المتبعة لديهم، حيث تم إرسال رسائل رسمية مؤيدة لاستمارات المناقلة، وذلك لتمويل الاحتياجات النقدية للمشاريع المذكورة وتم إرفاق جميع المستندات المؤيدة للطلبات، إلا أن ديوان الرقابة أكد أن الاستمارات لم تتضمن المستندات والمبررات الكافية لطلب المناقلة.

وبيّن التقرير عدم اتباع الهيئة للأسس والإجراءات المتعارف عليها في التخطيط للمشتريات والمشاريع، إذ لوحظ إجراء عدد من التغييرات والإضافات على بعض المشاريع بعد الشروع في تنفيذها، على رغم أن معظم الأعمال الإضافية المطلوبة ليست طارئة أو غير متوقعة، بل هي أعمال أساسية.

وأوصى الديوان بتحديد احتياجات المشاريع في وثائق المناقصات بدقة لتفادي تنفيذها بشكل مباشر مع المورد بما قد يتسبب في زيادة تكلفتها بسبب عدم إدراجها ضمن بنود المناقصة.

وكشف الديوان أنه لوحظ من خلال مراجعة عينة من المشتريات والعقود التي تتراوح قيمتها بين 10 آلاف و25 ألف دينار عدم قيام الهيئة بطرحها في مناقصات عامة، حيث تكتفي باستدراج ثلاثة عروض وأحياناً تشتري بموجب عرض وحيد، ما يخالف متطلبات الفقرة (16 - 7 - 1) من الدليل المالي الموحد، والتي تقضي بالشراء عن طريق مناقصة عامة، حيث لا يضمن الإجراء الذي تتبعه الهيئة حصولها على أفضل الأسعار والواصفات المطلوبة للمشتريات، موصياً بالالتزام بالفقرة (16 - 7 - 1) من الدليل المالي الموحد.

كما كشف التقرير عن الجمع بين مهام متعارضة، إذ لوحظ قيام الإدارة صاحبة الطلب في بعض الحالات بتولي مهمة التعامل مع الموردين من خلال الاتصال بهم والتفاوض معهم واستلام عروضهم واختيار المورد، إضافة إلى مهام استلام السلع والخدمات والتحقق من مطابقتها للمواصفات المطلوبة والتوقيع على إشعارات الاستلام الصادرة عن المورد، كما تبين في بعض الحالات أن موظفاً واحداً من موظفي الإدارة الطالبة يجمع بين هذه المهام، في حين الجمع بين هذه المهام يضعف أنظمة الرقابة الداخلية على مشتريات الهيئة ولا يتماشى مع أفضل الممارسات المتبعة في هذا المجال.

كما بين التقرير قيام الهيئة بتنفيذ مشتريات متجانسة خلال فترات زمنية متقاربة وأحياناً في اليوم نفسه ومن المورد نفسه تجاوز مجموعها الحد الأدنى المطلوب لطرحها في مناقصة عامة عن طريق مجلس المناقصات والمزايدات، وهو 25 ألف دينار، وذلك لتفادي طرحها في مناقصة، ما يخالف المادة (5) من قانون المناقصات، والتي تنص على أنه «لا يجوز تجزئة محل العقود التي يحكمها هذا القانون من سلع أو إنشاءات أو خدمات بقصد التحايل لتفادي الشروط والقواعد والإجراءات وغير ذلك من الضوابط والضمانات المنصوص عليها فيه. ويتعين على الجهة المشترية مراعاة تجميع الاحتياجات المتجانسة التي يجمعها ارتباط معين أو هدف واحد ليتم شراؤها دفعة واحدة»، موصياً التوقف عن تجزئة المشتريات والعمل على تجميع الاحتياجات المتجانسة ليتم شراؤها دفعة واحدة، في حين أكدت الهيئة أنها ستنفذ كل التوصيات بهذا الشأن

أما مشروع صيانة وتجهيز مبنى وكالة أنباء البحرين فأشار التقرير إلى أن الهيئة قامت بتقسيم الأعمال الإنشائية المتعلقة بمشروع صيانة وتجهيز مبنى وكالة أنباء البحرين، والذي بلغت تكلفة إجمالي ما أمكن حصره منها نحو 98 ألف دينار، حيث لجأت الهيئة إلى توزيع أعمال المشروع والاتفاق المباشر مع عدد من المقاولين والموردين ليقوم كل واحد منهم بتنفيذ جزء من المشروع بدلاً من طرحها كوحدة واحدة في مناقصة عامة، ما يتعارض مع أفضل الممارسات في مجال تنفيذ المشاريع والتي تتطلب تنفيذ الأعمال الإنشائية المرتبطة بالمشروع دفعة واحدة، كما أن هذه الممارسة لا تضمن حصول الهيئة على أفضل المواصفات والأسعار التنافسية، وتؤدي إلى إرباك العمل وتأجيره نتيجة لتعدد المقاولين الموردين العاملين بالمشروع.

وأوصى التقرير بعدم تجزئة الأعمال المرتبطة بالمشاريع الإنشائية إلى أعمال منفصلة والالتزام بطرحها في شكل مشروع في مناقصة عامة، في الوقت الذي أكدت الهيئة أن المبنى كان متهالكاً وغير صالح وتم إقرار موازنة بسيطة لتعديله ثم اتضح أنها كانت غير كافية نظراً لضيق الوقت وعليه سيتم تنفيذ التوصية ابتداء من تنفيذ أي مشاريع صيانة أخرى.

وفيما يتعلق بعقود البرامج والمسلسلات التلفزيونية لوحظ قيام الهيئة في بعض الحالات بشراء برامج ومسلسلات تلفزيونية الشروع في عرضها قبل الانتهاء من إجراءات التعاقد مع الموردين، وتقوم أحياناً بتوقيع العقد بأثر رجعي، وذلك بعد إتمام عملية الشراء، إلا أنها تدون التاريخ بالعقد بتاريخ يسبق عملية الشراء، ما قد يؤدي إلى دخول الهيئة في مشاكل ونزاعات مع الموردين يمكن تجنبها بتوقيع عقود الشراء قبل استلام أو عرض البرنامج.

وردت الهيئة أن بعض البرامج عرضت بسبب بعض الظروف كبرنامج «دشة بحر» إذ بث قبل فترة خوفاً من عرضه في الجو الشتوي ما لا يتناسب مع مضمون البرنامج، في حين عقّب الديوان أن الهيئة لم ترد على الملاحظة المتعلقة بتوقيع العقود بأثر رجعي في بعض الأحيان.

كما كشف التقرير عدم قيام الهيئة بتشكيل لجنة تتولى مسئولية وضع المواصفات الفنية في وثائق المناقصات الخاصة بمشاريعها ومشترياتها، الأمر الذي يخالف المادة (37) من اللائحة التنفيذية لقانون المناقصات، والتي تنص على أن «تتولى وضع المواصفات في كل جهة من الجهات الخاضعة لأحكام القانون لجنة ذات خبرة بالسلع أو الإنشاءات أو الخدمات المطلوبة»، موصية بتشكيل اللجنة.

كما كشف التقرير تغيير شروط الدفع من خلال المقارنة بين شروط المناقصة رقم (2012/ 4/ IAA) الخاصة بمشروع «نقل ترددات شبكة البث التلفزيوني وتوسيع نطاق تغطية البث المباشر» لشراء عربات بث خارجي بمبلغ 2 مليون دينار وبنود العقد رقم (2012/ 107/ IAA) المبرم مع المورد، إذ قامت الهيئة بعد الترسية بتضمين العقد شروطاً للدفع لصالح المورد تختلف عن الشروط المنصوص عليها في وثائق المناقصة، وذلك دون الرجوع إلى مجلس المناقصات والمزايدات للحصول على موافقته المسبقة على ذلك التغيير.

ومن جانب آخر، كشف التقرير غياب سجل الموجودات الثابتة من أجهزة ومعدات وأثاث وغيرها، مبيناً أن هناك حاجة لحصر جميع الموجودات الثابتة وتسجيلها في سجل يساعد الرقابة عليها، وأكدت الهيئة تم التعاقد مع شركة لتفعيل دور الرقابة على الموجودات الثابتة ولكن تم رفض التعاقد من قبل مجلس المناقصات والمزايدات للتعاقد المباشر وارتأى المجلس طرحها في مناقصة عامة، وتمت إجراءات طرح المناقصة العامة في يناير/ كانون الثاني 2014.

Untitled-3