رسخ نفسه لتسهيل إجراءات المراجعين، وكرس طاقته لخدمتهم، من أجل أن يتمكن كل من يتقدم إلى المؤسسة الخيرية الملكية بطلب الحصول على الخدمة الجيدة والمتميزة، لذا يعمل قسم خدمات المراجعين بالمؤسسة الخيرية الملكية على تقديم خدمات تتميز بالكفاءة والجودة والتميز مع تبسيط الإجراءات في العمل.

ويعتبر قسم خدمات المراجعين هو القسم الذي يشرف على استقبال المواطنين والمراجعين و استلام مجمل الطلبات المرفوعة إلى المؤسسة الخيرية الملكية، ويقوم بتنظيم عملية المراجعة والاتصال المباشر وإجراء المقابلات مع مقدمي الطلبات، و رفع التقارير والإحصائيات إلى إدارة خدمات العملاء حول المراجعين والمتقدمين.

و بين رئيس قسم خدمات المراجعين عبدالله الفردان أن القسم يهدف إلى التميز في الأداء وزيادة الكفاءة والشفافية في الخدمات المقدمة للمراجعين، إلى جانب الحرص على تحقيق رضا المراجعين من خلال الدقة في إعطاء المعلومات الواضحة، وتبسيط الإجراءات لضمان توفير خدمة متميزة ذات جودة، بالإضافة إلى القدرة على إنجاز المعاملات للمراجعين بأقل وقت وجهد ممكن.

وأشار الفردان أن القسم يعمل على استقبال جميع الطلبات المقدمة للمؤسسة، حيث يحضر المراجع إلى قسم الاستقبال في مبنى المؤسسة بضاحية السيف من الساعة 8 صباحاً حتى 1 ظهراً ، ويختار نوع المساعدة ليبلغ بالأوراق التي يحتاجها، بعدها يدخل المراجع عند الموظف الذي يقوم بدوره بالتأكد من جميع أوراقه والتأكد من البطاقة الشخصية الأصلية لأصحاب الطلبات ومراجعة جميع المعلومات،  بعدها يتم إدخال بياناته في النظام وتحويل الطلب للقسم المعني في المؤسسة الخيرية الملكية الذي يقوم بدوره في إجراء البحوث الخاصة بها وفقًا للإجراءات والمعايير المحددة لكل قسم في هذا الشأن، علماً بان هناك شروط ومعايير لكل طلب لابد من الالتزام بها، وكل طلب يأخذ وقته واجراءاته ومراحله.

ومن جانبها قالت اخصائي خدمات المراجعين أمينه القلاف: بالنسبة لطلبات الأسر الجديدة للأرامل والأيتام، فيتم ملء الاستمارة الخاصة بذلك، ثم تقوم الأسرة بأخذها إلى صندوق التقاعد والتأمينات للتأكد من إنهاء اجراءات رب الأسرة المتوفي التقاعدية، ولا بد من استكمال الإجراءات وختم الورقة وإرفاق الاستمارة مع الأوراق المطلوبة لتقديمها للمؤسسة، إذ نقوم بدورنا باستلام الطلب والتأكد من كافة الأوراق الثبوتية وتحديث البيانات، وتوثيق السجلات التجارية، ثم يتم تحويلها لرئيس القسم للمراجعة النهائية ثم تحويلها إلى قسم البحث الاجتماعي للقيام باللازم بحسب المعايير المعتمدة في هذا الشأن.

وأشارت إلى وجود خدمة المراجعة للأسر المكفولة للتبليغ عن أية أمور خاصة بالكفالة أو توصيل أي أوراق ثبوتية، حيث نقوم بتحويلها للقسم المعني. وإلى جانب ذلك يستقبل القسم طلبات تجديد بيانات الأسر السنوية واستلام الجداول الدراسية والشهادات المدرسية لتقديمها للأقسام المختلفة التي تواصلت مع الأسر مسبقاً وأبلغتها بأهمية إحضار البيانات والأوراق المطلوبة.

طلبات المساعدات

أما بالنسبة لطلبات المساعدات الإنسانية، فتقول اخصائي خدمات المراجعين نيله الشاعر: نقدم الاستمارة الخاصة للمساعدة حسب نوعها (معيشية – علاج – زواج)، ثم نتأكد من جميع الأوراق ونتأكد من البطاقة الذكية لمقدم الطلب وعدم وجود مساعدة سابقة له عبر الدخول للنظام الخاص بالمساعدات، ونقوم بعمل طلب جديد له، وفي نهاية اليوم تجمع كل طلبات المساعدات الإنسانية ويتم تحويلها إلى قسم المساعدات الإنسانية.

إلى جانب ذلك يعمل قسم خدمات المراجعين كحلقة وصل مع مختلف أقسام المؤسسة، وفي هذا الجانب توضح اخصائية خدمات المراجعين ابتسام المريسي : نتعامل مع قسم البرامج والأنشطة في حالة وجود فعالية، إذ نقوم بالتنسيق لاستقبال المشاركين في الفعاليات، كذلك الحال مع قسم الإرشاد النفسي، إذ وجدت حالة تحتاج إلى مساعدة من مشكلات صحية أو نفسية، فنقوم بتقديم طلب بلاغ وارد لها لتقوم بملء البيانات الخاصة وتحويلها إلى القسم المعني لاتخاذ الإجراءات وعمل المناسب، كما نستلم البريد الخاصة بالمؤسسة ويتم عمل سجل خاص بكل وارد، بالإضافة إلى قيام القسم للتعاون مع أي أمور مستحدثة كاللجان الخاصة التي تطلب من القسم القيام ببعض المهام الموكلة إليه والتنسيق مع الآخرين

مرفقات خاصة

أما بالنسبة للأوراق الخاصة في طلبات الأسر الجديدة يجب إحضار المرفقات التالية:

1-    نسخة من جواز السفر والبطاقة السكانية وشهادة الميلاد وآخر شهادة دراسية للأيتام ما دون 24 سنة أو الجدول الدراسية لطلبة الجامعة.

2-    نسخة من البطاقة السكانية وجواز السفر للأرملة.

3-    نسخة من البطاقة السكانية أ, جواز السفر مع شهادة الوفاة للمرحوم.

4-    نسخة من البطاقة السكانية لجميع أبناء الأرملة المقيمين وغير المقيمين وباقي أفراد الأسرة المقيمين.

5-    إثبات الالتزامات المالية الرسمية (قروض، رسوم تعليمية .. ).

6-    إثبات مصادر الدخل للأسرة (راتب التقاعد، راتب الأم أو أي مصدر دخل كالإيجار وغيره).

7-    نسخة من عقد إيجار المنزل.

8-    نسخة من رقم الحساب بالبنك للأرملة ولكل يتيم أو حساب ولي  الأمر للأيتام الذين يتعذر فتح حساب بنكي لهم.

9-    كشف رواتب الأبناء المقيمين مع الأرملة والالتزامات المادية إن وجدت.