بين تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية بأن وزارة الخارجية قامت في الأول من يناير/ كانون الثاني والأول من فبراير/ شباط لعام 2012 بتمديد استئجار مكتبي قسم المورد البشرية والإدارة القنصلية بالمرفأ المالي مع الشركة المؤجرة، وذلك لغاية 19 يوليو/ تموز 2012 بمبلغ 4.983 ديناراً و3.774 ديناراً على التوالي كإيجار شهري لكل مكتب، مشيراً إلى أن الوزارة لم تقم بمخاطبة مجلس المناقصات والمزايدات للحصول على موافقته بشأن تمديد عقد الإيجار، الأمر الذي اعتبره التقرير مخالفة لتعميم مجلس المناقصات والمزايدات رقم (2) لسنة 2003 بشأن الإجراءات الواجب اتباعها بالنسبة للعقود المبرمة بين الجهات المشترية والشركات أو المؤسسات الخاصة والذي ينص على أن تقوم الجهات المشترية بـ «... مخاطبة مجلس المناقصات والمزايدات بشأن تجديد عقد الشركة أو المؤسسة قبل تاريخ انتهاء مدة العقد بثلاثة شهور على الأقل...».

وذكر التقرير أيضاً بأنه لوحظ بشأن عملية تمديد التعاقد قيام الوزارة بإبرام العقد الأول مع الشركة لفترة سنة واحدة فقط بداية من 1 يناير/ كانون الثاني 2011 وحتى 31 ديسمبر/ كانون الأول 2011 وذلك على رغم قيامها بأعمال تجهيزات بالمكاتب تجاوزت قيمتها مبلغ 65.000 دينار، الأمر الذي اعتبره التقرير دليل على عدم وجود دراسة مسبقة لعملية التعاقد، إذ رأى بأنه كان يجب على الوزارة تقدير الفترة الزمنية المتوقعة لاستمرارها بتلك المكاتب وبناءً عليها يتم تحديد مدة الإيجار.

وأضاف بأن الوزارة أيضاً لم تقم بتوقيع عقد مع الشركة على رغم تجاوز قيمة التمديد لمبلغ عشرة آلاف دينار ما يعد مخالفة للفقرة (25-5-7) من الدليل المالي الموحد والتي تنص على أنه «يجب على الجهة الحكومية المعنية إبرام عقد لكل معاملة من المعاملات التالية: أ- معاملات توريد السلع أو المواد أو تقديم الخدمات أو إنجاز الأشغال العامة إذا كانت قيمتها 10.000 دينار فأكثر، ...».

وفيما يتعلق بالتوصيات، رأى التقرير ضرورة قيام الوزارة بدراسة العقود قبل الشروع فيها وتحديد مدة الاستئجار بناءً على احتياجاتها الفعلية، قيام الوزارة بتوقيع عقد رسمي مع الشركة وذلك التزاماً بتعليمات البند (أ) من الفقرة رقم (25-5-7) من الدليل المالي الموحد والالتزام بتعميم مجلس المناقصات والمزايدات رقم (2) لسنة 2003، وذلك بمخاطبة المجلس بشأن تجديد عقود الموردين قبل انتهاء فترة سريانها بمدة لا تقل عن ثلاثة أشهر حتى يتسنى للمجلس البتّ فيها.

ومن جانبها، أكدت وزارة الخارجية بأنها ستعمل على تطبيق توصيات ديوان الرقابة المالية والإدارية في هذا الشأن.