اجتمعت هيئة تنظيم مشروع «Help Portrait»، يوم الجمعة (11 أكتوبر/ تشرين الأول 2013)، في جمعية البحرين للمهندسين. وتمحورت فكرة الاجتماع في البحث عن الأشخاص والتقاط صور فوتوغرافية لهم، معالجتها وطباعتها ومن ثم تقديمها كهدية لهم مستهدفاً بذلك فئة الأيتام، الفقراء، المستشفيات، وبيوت الحضانة.

وتحدث المدير العام للمشروع عباس سلمان عن الهيكلة الاستراتيجية، موضحاً دور كل من رؤساء الأقسام ومهماتهم، كما أعلن ياسر العليوات عن أولى فعاليات المشروع التي ستقام في جمعية البحرين للمهندسين بتاريخ 7 ديسمبر/ كانون الأول من الساعة التاسعة صباحاً وحتى الساعة السادسة مساءً، قائلاً: «إنها حدث عالمي للمصورين ومصففي الشعر وفناني المكياج لتخصيص جزء من وقتهم لرعاية المحتاجين وتقديم المساعدة عن طريق التبرع ببعض الأدوات لإقامة الفعالية والمشاركة فيها». وعرض فيديو يشرح فكرة الفعالية بشكل تفصيلي للحضور.

وشارك مجتبى سلمت في شرح كيفية تعديل فكرة المشروع لتتلاءم مع مجتمعنا العربي المسلم، وصرح خلال مشاركته عن بعض الدورات التدريبية التي ستقام لمنظمي الفعالية مثل: «دورة العمل الجماعي»، «تصوير البورتريه»، «الإضاءة» و «دهاليز الفوتوشوب»، كما تحدثت ذكريات رضي عن المصورات المشاركات في الفعالية، بالإضافة إلى فناني المكياج، ووضحت بدورها طريقة التسجيل وكيفية تعبئة استمارة المشاركة. وأضاف إلى ذلك حسين العصفور آلية تنظيم أوقات التصوير. موضحاً دوره في عملية التسجيل والضيافة. واختتم الاجتماع بالإجابة عن تساؤلات الحضور. علماً بأن المشروع بدعم من شركة كانون، صحيفة «الوسط»، شركة المنصوري، جمعية البحرين للمهندسين.