منحت هيئة البحرين للمؤتمرات والمعارض للفعاليات والمعارض على مدى الأعوام الثلاثة الأخيرة مليونين وعشرة آلاف دينار خصومات للفعاليات والمعارض، وذلك من دون مرجعية قانونية وإنما وفق تقديرات شخصية، ناهيك عن وجود خصومات اضافية لم تتمكن الهيئة من تحديد أسبابها.

وبلغ إجمالي الاعفاءات المتمثلة في القاعات والخدمات الإضافية التي تقدمها الهيئة مجاناً إلى المعارض والفعاليات لعامي 2003 و2004 مبلغ 397 ألف دينار ومبلغ 1.4 مليون دينار على التوالي، ويلاحظ عدم وجود نظام رقابي يحكم عملية تصريح ومنح وتسجيل الإعفاءات، إذ تم منح هذه الإعفاءات وفقاً للتقديرات الشخصية، كما لم يتمكن المدققون من مراجعة بعض الإعفاءات نتيجة لعدم وجود المستندات المؤيدة لها، ما يزيد من مخاطر استغلال موارد وامكانات الهيئة بطريقة غير مقبولة.

ولوحظ حدوث تجاوزات في إبرام وتنفيذ العقود المتعلقة ببعض المعارض وكانت في مجملها في غير صالح الهيئة، إذ تبين من خلال الرقابة على عينة من 15 معرضا استضافتها الهيئة خلال السنوات 2003 و2004 و2005 حدوث تجاوزات متفاوتة في كل العقود المذكورة، تلخصت أنواع التجاوزات فيما يأتي:

إبرام عقود مع منظمي المعارض بأسعار تقل عن الأسعار الرسمية الصادرة عن الهيئة.

وإعطاء خصومات إضافية زيادة على الخصومات الواردة في العقد وذلك عند إعداد الفواتير. وعدم مطالبة بعض المنظمين بتسديد 35 في المئة من ريع تذاكر المعارض ما يدل على عدم الاكثرات في تطبيق السياسة المتبعة في الهيئة. وعدم مطالبة بعض المنظمين بتسديد رسوم الخدمات الإضافية التي تقدمها الهيئة. وإعطاء نسبة خصومات أكبر من النسبة المسموح بها. وإعطاء مساحات مجانية في صالات العرض لبعض المنظمين خارج نطاق العقود المبرمة. ومحاسبة بعض المنظمين على مساحات اشغال أقل من المساحات الفعلية التي شغلها المعرض. ومحاسبة بعض المنظمين بفئة رسوم تختلف عن فئة الرسوم المفترض الأخذ بها. وإبرام عقود لاستخدام القاعات مقابل خدمات مستقبلية غير محددة القيمة أو الأجل أو ضمانات لتنفيذها.

كما أنه لا توجد لدى الهيئة إجراءات وآليات واضحة لمتابعة تحصيل الايرادات ما أدى إلى تضخم رصيد المدينين إذ بلغ في 31 ديسمبر/ كانون الأول 2004 نحو 510 آلاف دينار.

وتعاني أنظمة الرقابة الداخلية بالهيئة من نقاط ضعف كثيرة وجوهرية منها:

عدم وجود نظام مناسب لاحتساب التكاليف الشتغيلية لكل معرض أو التكلفة التشغيلية لكل متر مربع من قاعات المعرض، وعدم اتباع الهيئة آلية ثابتة لتحديد المساحات الفعلية المشغولة لمحاسبة المنظم أو العارض عليها وضعف النظام المتبع لاحتساب وتحصيل رسوم الخدمات الاضافية. وعدم وجود فصل للسلطات والمسئوليات المتعلقة بإعداد وإصدار وتعديل الفواتير وسندات الدفع والاستلام والتسوية والتسجيل.

كما لوحظ عدم التزام الهيئة بقانون المناقصات والمشتريات الحكومية إذ تم تمرير بعض المشتريات من دون طرحها في مناقصات عامة ومن دون اطلاع مجلس المناقصات عليها، كما لم تتبع الهيئة إجراءاتها وانظمتها الداخلية التي تقضي باستدراج ثلاثة عروض أسعار لبعض المشتريات التي تقل قيمتها عن 10 آلاف دينار?