صرح الوكيل المساعد للتعليم العام والفني بوزارة التربية والتعليم ناصر محمد الشيخ أن الوزارة وفي إطار تنفيذها لبرنامج تحسين أداء المدارس قامت بإنشاء مكاتب الدعم والمساندة والتي تشمل جميع الإدارات التعليمية، حيث تعتبر هذه المكاتب حلقة الوصل بين الإدارات المدرسية وإدارات الوزارة في العديد من الأمور المتعلقة بالشئون التعليمية والإدارية، مؤكداً أن هذا المشروع استطاع أن يحدث نقلة نوعية في الخدمات التعليمية المقدمة للمواطنين مما يؤدي إلى الارتقاء بأداء المدارس ومخرجاتها.

وأضاف الوكيل المساعد أن استحداث هذه المكاتب يأتي ضمن توجهات الوزارة لتخفيف الأعباء الإدارية على مدراء المدارس وضمان تركيزهم على عمليات التعلم والتعليم وتحقيق التوجه نحو اللامركزية من خلال المزيد من الصلاحيات للمدارس، ومن جهة أخرى تم استحداث وظيفة رئيس الخدمات المالية والإدارية بالمدارس، من أجل توفير ومتابعة احتياجات المدارس المادية والصرف من الميزانية وإنجاز الأعمال الإدارية بالإضافة إلى التواصل مع فرق مكاتب الدعم والمساندة بمختلف المراحل الدراسية الكترونياً لتقديم الطلبات بالاحتياجات الخاصة بالمدرسة توفيراً للوقت والجهد.
وأوضح الوكيل المساعد أن تلك المكاتب تتكون من ثلاثة أقسام، فالقسم الأول هو مكتب الاستقبال الذي يقوم بفرز الطلبات الصحيحة وتصنيفها وإرسالها إلكترونياً إلى الجهات المعنية حسب التصنيف المعتمد لشئون الطلبة أو المعلمين أو المباني، والتواصل مع المدارس لإرجاع الحالة واستكمال المتطلبات الناقصة، والقسم الثاني هو فريق الدعم الذي يساعد المدارس في إدارة الحالات والمشكلات التي لا تستطيع معالجتها، والذي يتكون من ثلاث وحدات هي وحدة شئون المدارس المختصة بحالات المباني والمرافق والتجهيزات والأثاث والكهرباء والصيانة والخدمات اللوجستية، ووحدة شئون المعلمين المختصة بطلبات النقل والمخالفات واللجان الطبية والتظلمات، ووحدة شئون الطلبة المختصة بمعلومات الطلبة والمخالفات السلوكية وشئون الامتحانات والقضايا الأكاديمية، أما القسم الثالث فهو الفريق الإداري المختص بالاتصالات والمراسلات الخارجية والبرامج التدريبية والتعميمات الصادرة من إدارات الوزارة.
وأشار الوكيل المساعد إلى أن قادة الفرق في مكاتب الدعم والمساندة يقومون بالإشراف على عملية قيام المختصين بمراجعة البيانات المسجلة في الاستمارات الخاصة بذلك والتأكد من وجود جميع الوثائق الداعمة واستكمال النواقص، ثم يتم بعدها تسجيل الحالة وتصنيفها الكترونياً، وتحويلها إلى الاختصاصيين العاملين في الأقسام المختلفة، ومتابعتها حتى الانتهاء من حلها، ويتم تصنيف الحالات بحسب الزمن اللازم لإنجازها، حيث تستغرق بعض الحالات بضع ساعات أو يتم إنجازها في نفس اليوم أو في ثلاثة أيام كحد أقصى، وهناك حالات معينة تحتاج إلى فترات زمنية أطول خصوصاً المتعلقة بالمباني والصيانة، ويتم عمل تقارير تفصيلية أسبوعية وشهرية وفصلية حول الحالات التي تمت متابعتها ونسبة إنجازها، ويقوم كل مدير إدارة تعليمية بقراءة الحالات أسبوعياً ويعتمدها، ويوجه العمل إذا كانت نسبة الإنجاز أقل من المتوقع، كما تتم محاسبة المختصين وفقاً لحجم إنجازهم، وترفع هذه التقارير إلى الوكيل المساعد للتعليم العام والفني من أجل المناقشة والتطوير وفقاً لمحتواها، ويتم كذلك تزويد رؤساء المدارس الأوائل بنسخ من هذه التقارير من أجل متابعة بعض القضايا التي تحتاج إلى دعم ومساعدة.
وقال الوكيل المساعد أن إجمالي عدد الحالات التي تم استقبالها والتعامل معها في مكاتب الدعم والمساندة خلال العام الدراسي الماضي 2011/2012م بلغ 18584 حالة، منها 3153 حالة للفريق الإداري، و3429 حالة لوحدة شئون المدارس، و3951 حالة لوحدة شئون الطلبة، و8051 حالة لشئون المعلمين، أما بالنسبة لتصنيف تلك الحالات حسب الإدارات التعليمية فقد بلغ عدد الحالات الواردة من مدارس التعليم الابتدائي 7988 حالة، ومن مدارس التعليم الإعدادي 3101 حالة، ومن مدارس التعليم الثانوي 6108 حالة، ومن مدارس التعليم الفني والمهني 1387 حالة.
وتتعدد الطلبات الواردة إلى وحدات مكاتب الدعم والمساندة بمختلف الإدارات التعليمية، فوحدة شئون المعلمين تختص بطلبات الحصول على درجة، إكمال الدراسة، النقل للمعلمين والوظائف الفنية والإدارية، المخالفات، التعاميم، الانتدابات، اللجان الطبية، التظلمات، الحوافز والمكافآت، الإجازات، التقاعد أو الاستقالة، تمديد الخدمة، معلمي الاحتياط، المشاركات والترشيحات وغيرها.
أما وحدة شئون المدارس تختص بطلبات تجهيز لجان التصحيح المركزية، الشئون المالية، المبنى المدرسي، مشروع مدارس المستقبل، نظم المعلومات، الفعاليات المدرسية، التقارير والتعاميم وغيرها.
وتختص وحدة شئون الطلبة ببيانات الطلبة، المخالفات السلوكية، إجازات الطلبة، التسجيل والنقل في المدارس الحكومية، شئون الامتحانات، الحافلات المدرسية، انقطاع الطلبة عن الدراسة، القضايا الأكاديمية وغيرها.
فيما تختص وحدة الشئون الإدارية بالاتصالات والمراسلات الداخلية والخارجية، البرامج والمشاريع، الشئون المالية، البرامج التدريبية، الاجتماعات، التقارير والدراسات وغيرها.
واختتم الوكيل المساعد تصريحه قائلاً أن هذا النظام أتاح فرصة متابعة إنجاز كافة المشكلات والصعوبات المحولة من المدارس بل ومن أولياء الأمور وتحديد حجمها والمنجز منها، وأصبح بالإمكان قياس كفاءة الدعم المقدم من قطاع التعليم لكافة المدارس، مؤكداً أن قطاع التعليم يسعى حالياً إلى ربط كافة الطلبات والقضايا المحولة من قطاعات وأقسام الوزارة المختلفة بمكاتب الاستقبال بالإدارات التعليمية لتجنب تكرار هذه القضايا، حيث سُجلت نفس المشكلات والقضايا من مصادر متعددة لنفس الحالات، مضيفاً أنه وفي حال إنجاز هذه التطلعات فإن ذلك سيوفر الكثير من الجهد والوقت على العاملين.