أكدت الأمانة العامة في البحرين أن معوقــات العمـل الإداري في لجان المجالس التشريعية تتمثل في صعوبة الحصول على طاقم إداري ملائم لطبيعة عمل اللجان (أمين سر اللجنة)، إضافة إلى محدودية الصلاحيات الإدارية الممنوحة لإدارة اللجان، إذ تم وضع أمين سر اللجنة في قالب تحريري بحت، فهو معد للمحاضر وللتقارير والخطابات، واقترحت الأمانة مراجعة التوصيف الوظيفي لإدارات اللجان بشكل عام والكادر الإداري للجان بشكل خاص والتوسع في تفويض الصلاحيات بشكل تبادلي بين المستويات التنظيمية في الأمانة العامة، ناهيك عن مسألة غياب الجهاز البحثي عن التنظيم الإداري للجان.

فيما أوصت الأمانة العامة لمجلس الشورى العُماني في الاجتماع العاشر للأمناء العامين لمجالس الشورى والوطني والأمة والنواب في دول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، بأن يتم وضع حدود واضحة لدور رؤساء اللجان البرلمانية في إدارة أعمالها والإشراف عليها، ودور الأمانات العامة وخصوصاً إدارات شئون اللجان في تقديم الدعم الفني والإداري لهذه اللجان.

جاء ذلك ضمن فعاليات اليوم الثاني لاجتماع الأمناء العامين الذي تستضيفه مملكة البحرين في فندق «الراديسون ساس»، وتختتم فعالياته اليوم (الخميس).

وارتأت الأمانة البحرينية الحاجة إلى البحث البرلماني في جميع مستوياته، وذلك بغرض دعم القرار البرلماني وتحقيق أعلى مستوى من صحة القرار وسلامته، ناهيك عن أن عدم وضوح جهة الإشراف الإداري على الباحث قد تشكل عائقاً، وأن عدم تفرغ الباحث لعمل إدارته الأصلي وتحمله عبء بحوث اللجان البرلمانية يؤدي إلى تشتيت جهده وإفقاده التركيز البحثي المطلوب.

كما أشارت الأمانة إلى أنه نظراً إلى كثرة المهمات الفنية والإدارية المكلف بها الكادر الإداري فإن التقرير البرلماني سيبقى قاصراً من الناحية البحثية العلمية المعمقة، الأمر الذي يمكن أن يصعب من خلاله تدقيق المعلومات المقدمة من قبل الجهات الرسمية وغير الرسمية والتحقق من صحة ما ذهبت إليه من آراء أو ملاحظات، لافتة إلى أن ذلك لا يتحقق إلا بالبحث المعمق عن طريق جعل الباحثين العاملين بالأمانة العامة شركاء حقيقيين في عمل اللجنة البرلمانية بمعنى أنهم يلعبون الدور الأبرز فنياً، ويتم تفريغ الموظف الإداري للمهمة الإدارية على اعتبار أنه غير مختص بالبحث العلمي، وإنما يختص بالإشراف على سير أداء العمل الفني والإداري.

وأوصت الأمانة بوضع معايير أكثر صرامة في اختيار شاغلي وظائف الشئون البرلمانية (أمناء سرّ اللجان)، وجعل الباحثين العاملين بالأمانة العامة شركاء حقيقيين في عمل اللجنة البرلمانية، مع التركيز على القدرات والمهارات البحثية في المجالات التشريعية، إضافة إلى تفريغ الموظف الإداري للمهمة الإدارية اذ يختص بالإشراف على سير العمل الفني والإداري.

كما دعت الأمانة إلى تكثيف الزيارات للمجالس الخليجية والمجالس العريقة في التجربة البرلمانية، ويُفضل الدول الأجنبية، إذ يتم انتداب موظفين من أمانة عامة إلى أخرى للعمل وليس للاستطلاع فقط وذلك لضمان أكبر قدر ممكن من تبادل الخبرات، ودعت كذلك إلى مراعاة مراجعة الهياكل التنظيمية لإدارة اللجان كل أربع سنوات وتطبيق مبدأ التعديل المتوافق مع المقتضيات المرحلية.

بينما أشارت الأمانة العامة العمانية في ورقتها التي قدمتها بشأن «وسائل وأساليب العمل المستخدمة من قبل إدارات اللجان لمساعدتها في أداء مهماتها واختصاصاتها»، إلى ان أبرز التحديات التي تواجه الأمانة تتمثل في طبيعة العمل داخل إدارات اللجان وخصوصاً أن هذا العمل يعتبر عملاً فنياً تخصصياً يقوم على تراكم خبرات طويلة ويحتاج قدرات وملكات خاصة، إضافة إلى عنصر الزمن والوقت الحرج.

كما اعتبرت الأمانة العمانية الكوادر البشرية العاملة في قطاع اللجان أحد التحديات، وخصوصاً فيما يختص باستمرارهـم وبقائهـم في هـذه الأعمـال وقيـاس مستوى انتاجيتهم أو ما يتعلق بتأهيلهم وتدريبهم أثناء الخدمة، ناهيك عن انشغال الأعضاء التي تنتج إما نتيجة لتقاعس الجهاز الفني عن أداء دوره وجموده، أو نتيجة تمدد واتساع دور الجهاز الفني المعاون على حساب انشغال الأعضاء وعدم تفرغهم الكامل لأعمال اللجان، ما يؤدي إلى غلبة الجانب الفني على الجانب السياسي في أعمال اللجان.

وأكدت الأمانة على أهمية أن يكون لكل لجنة خطة عمل سنوية، وبرنامج عمل محدد لتنفيذ هذه الخطة، وأن يتم تبادل الزيارات بين المجالس الخليجية أو تعقد ورشة عمل مشتركة لتبادل الخبرات في هذا الجانب مع الاستفادة من تجارب البرلمانات الأخرى، وكذلك دعوة إدارات اللجان إلى اتخاذ مبادرات من أجل ابتكار أساليب عمل جديدة لتسهيل مهمات الأعضاء وتحسين أدائهم داخل اللجان البرلمانية.

كما دعت الأمانة إلى البحث عن الوسائل المناسبة التي تجذب الأعضاء وتشجعهم على الانخراط الفعلي في أعمال اللجان المنضمين إلى عضويتها، وترسيخ نظـام مجموعات وفـرق العمـل في مكاتب اللجـان، وتزويدها بالكوادر المؤهلة، وتدريبها وتأهيلها باستمرار.

وبينت الإدارة العامـــة لشئون اللجــان في مجلس الشورى في المملكة العربية السعودية أن الدليل الاستشاري الموحد لإدارة اللجان لا يختلف من دولة لأخرى، نظراً إلى أهمية الدور الذي تقوم به إدارات أعمال اللجان في المجلس والبرلمانات، وأن الدليل ما هو إلا تعريف بإدارة أعمال اللجان من خلال إبراز أهم اختصاصاتها وإجراءات العمل فيها ليتمكن المطلع عليه من التعرف على الجوانب المهمة في الإدارة، وليتمكن العاملون بها من أداء العمل بالشكل المطلوب.

فيما أشارت ورقة العمل التي قدمتها الأمانة العامة لمجلس الأمة الكويتي بعنوان «تطوير مدخلات التقرير البرلماني وتنمية مهارات موظفي اللجان»، إلى أن العناصر المعلوماتية المهمة الداخلة في إعداد تقارير لجان تقصي الحقائق والعرائض والشكاوى والموازنات تختلف نوعاً ما عن تقارير بقية اللجان، موضحة أنه بالإضافة إلى هذه العناصر، فإن اللائحة الداخلية لمجلس الأمة الكويتي نصت على أن يتضمن تقرير لجنة تقصي الحقائق الشهادات والوثائق والبيانات المتعلقة بالموضوع.

وأكدت الأمانة أنه على لجنة العرائض والشكاوى أن تبين في التقرير رأيها مسبباً في الموضوع المحال إليها مقترحة الحفظ أو الإحالة إلى الوزارة ذات العلاقة أو إلى اللجنة المختصة في المجلس، أو وضع مشروع قرار أو قانون بما تراه في الموضوع.

وبينت أن اللائحة الداخلية للمجلس حددت مضمون تقرير لجنة الموازنات العامة وهو عرض عام للأسس التي يقوم عليها مشروع الموازنة وبيان مناسب عن كل قسم من أقسامها مع التنويه بالملاحظات والاقتراحات التي يقدمها أعضاء المجلس أو اللجنة بشأنها.

أما الأمانة العامة للمجلس الوطني الاتحادي في دولة الامارات العربية المتحدة، فعرضت تجربتها في برنامج التدفق الاداري والأرشفة الالكترونية، وبينت ما ساهم به البرنامج في حفظ المعلومات الخاصة باجتماع اللجنة، والمحافظة على سرية المعلومات الواردة في الوثيقة، إذ يتعذر على غير المخول لهم الاطلاع على المحتويات. وبينت الأمانة أن انشاء الأرشيف الالكتروني الذي عد مستودعاً لأهم المعلومات التي ينتجها المجلس ساهم في سرعة وسهولة استدعاء المعلومات المطلوبة وامكان الرجوع لها مستقبلاً، ناهيك عن امكان توافر بيانات احصائية دقيقة عن عمل اللجنة، مشيرة الى أن البرنامج يعد توثيقاً للمعرفة المؤسسة التي تعتمد على تدوين وتحويل الخبرات في المؤسسة إلى برامج يمكن العمل بها بكل سهولة ولا تحتاج إلى تدريب طويل للموظف الجديد عليها