على رغم الانتقادات الماطرة التي توجَّه الى بلدية المحرق من خلال أقلام بعض الكتاب، نجد أن البلدية استنفرت جميع القوى الموجودة في أقسامها، وأعلنت فتح باب التنافس بين ربوعها، في محاولة لتعديل هيكلية البنى الموجودة داخلها، ولتحفيز موظفيها على زيادة الانتاجية والعطاء.

فرأينا عدة فعاليات رائدة قام بها قسم العلاقات العامة والاعلام قبل شهر تقريبا تحت شعار «نظافة المحرق مسئوليتنا كلنا»، وفعاليات أخرى أُقيمت قبل أيام بقسم التطوير والتنسيق تحت شعار «عام من الانجازات».

وبدأ قسم التطوير والتنسيق فعاليته تحت رعاية وزير شئون البلديات والزراعة، بتكريم مديرين الادارات ورؤساء الأقسام في البلدية، كما تم تكريم أعضاء المجلس البلدي السابق والحالي، والمدارس المشاركة في أسبوع الشجرة والصحافة والرعاة، كما صاحب الفعالية معرض يتضمن صور زيارات سمو رئيس الوزراء لمحافظة المحرق، وعرض لبعض صور المشاريع القائمة وبعض المجسّمات الموجودة في بلدية المحرق، ولقد اكتظ المكان وانحشرمن شدة اقبال الجماهير عليه.

وما لفت الانتباه، هو ذلك المشروع الذي تم طرحه من قبل هذا القسم بشأن «الأرشفة الإلكترونية»، الذي شدّ انتباه الكثيرين واسترعى سمعهم، فأهداف المشروع واضحة ومحددة في تسهيل أرشفة الأوراق وترتيبها في ملفات داخل أجهزة الحاسب الآلي، وكم عانينا في دوائر المملكة الحكومية عندما تُفقد ورقة، ونطالب بالبحث عنها في الأرشيف!

ان من أهداف هذا المشروع تطوير النظم الآلية ببلدية المحرق لتشمل جميع خدماتها، كذلك تحويل الملف الإداري من ملف ورقي الى ملف الكتروني، وأيضا إعطاء صلاحيات الوصول للمستندات لبعض موظفي البلدية كل حسب اختصاصه وذلك لتأمين السرية، وتحويل مستندات البلدية سواء كانت إدارية او مالية او فنية إلى شكل الكتروني وتخزينها مركزيا في وحدة التخزين.

ومن مميزات الارشيف الالكتروني تطوير وسائل الحفظ غير الورقي للوثائق إلى التصوير الضوئي والحفظ الرقمي، واختصار خطوات الحفظ غير الورقي إلى خطوات آلية اكثر سرعة واقل جهدا، وسهولة ترتيب وحفظ واسترجاع صور الوثائق الإلكترونية، وإمكانية الاحتفاظ بأكثر من نسخة من صور هذه الوثائق احتياطا لأي طارئ، وتقليل مساحة الحفظ التي تشغلها هذه الوثائق مقارنة بالوثائق الورقية، وأخيرا إمكان استخدام وتبادل الوثيقة الإلكترونية عبر الشبكات الإلكترونية.

وبهذا تحل بعض المشكلات المتعلقة بالأرشيف القديم المستهلك، والذي يؤخِّر مطالب الناس الى أيام، لإيجاد ورقة حكومية واحدة!

ونطرح سؤال على الحكومة الرشيدة التي تبنّت مشروع الحكومة الالكترونية، وعممّت تنفيذه في أرجاء الأجهزة الحكومية في المملكة، هل تتبنى هذا المشروع الفذّ وتعمّمه على جميع الدوائر الحكومية بلا استثناء؛ ليتم حفظ الكثير من الوقت والتخلص من الورق القديم المتهالك؟

ويا ليت بقية البلديات تحذو حذو بلدية المحرق في أرشفة المعلومات الكترونيا؛ فنحن نرى تفعيلا حاليا لما كان حبرا على الورق، كما اننا نلمس تواصلا جديدا وجديا بين البلدية والمواطنين المعنيين بها.