فرضت وزارة الحج والعمرة في السعودية على مكتب الوكلاء الموحد إركاب أكثر من جنسية في حافلة واحدة عند مغادرة الحجاج إلى مكة المكرمة أو المدينة المنورة، وذلك بالنسبة للحجاج المنطوين تحت مظلة بعثات الحج الرسمية، إلا أنها استثنت من ذلك الحجاج المنطوين تحت مظلة الشركات والوكالات السياحية ومن في حكمها، وفق ما نقلت صحيفة "الحياة" اليوم الخميس (20 أبريل/ نيسان 2017).

وأن يكون تجميع ركاب الحافلة الواحدة مع أمتعتهم تابعين لمجموعة خدمة ميدانية واحدة في موسم حج هذا العام. إلا أن الوزارة قررت التغاضي عن هذا الشرط في أضيق الحدود «لمقتضيات التشغيل وضرورة إخلاء المواقع أولاً بأول وعدم بقاء الحجاج وتكدسهم التجاوز، إذا ما اقتضت الضرورة»، مؤكدة على موافقة فرعها في المنفذ، وبما لا يتجاوز جنسيتين أو مجموعتين في الحد أقصى.

واعتبرت مكتب الوكلاء الموحد ولجنة الاستقبال في فرعها بجدة «مسؤولان فيما يخص كل منهما مسؤولية مباشرة عن ضرورة توجيه الأسرة إلى مؤسسة واحدة، وعدم ترحيلهم في أكثر من حافلة واحدة»، داعية المكتب ولجنة الاستقبال إلى «التعاون وبذل الجهد في تحقيق ذلك». وقالت إنها في حال تحميل جنسيات مختلفة يزود سائق الحافلة المتجهة إلى مكة المكرمة ببيان يوضح العدد المرسل من حجاج كل مؤسسة طوافة واستيفاء العدد المقرر لكل حافلة.

وحددت الوزارة مهام مكتب الوكلاء الموحد بـ«تفعيل الرقابة والمتابعة على إدارات وأقسام المكتب المختلفة على مدار الساعة، للتأكد من حسن سير العمل وانتظامه وفقاً للخطة التشغيلية ورفع مستوى ومعدلات الأداء، وتفعيل فرق العمل المساندة (الطوارئ) للاستفادة القصوى منها في معالجة أي حالات تكدس أو اختناق وخصوصاً في أيام وأوقات الذروة وأثناء تغيير النوبات، لضمان كفاءة الأداء على مدار الساعة، وزيادة فاعلية فرق العمل المخصصة لإنهاء إجراءات الحجاج واستقبالهم، لتحقيق أعلى معدلات الأداء وسرعة إنجاز تلك الإجراءات». وأكدت وزارة الحج على تفعيل الفرق الميدانية المختصة في خدمة الحجاج وتوفير المعلومات لإرشادهم إلى مواقع الخدمات المختلفة، وتذليل المعوقات التي قد تعترضهم، إضافة إلى سرعة نقل وتبادل ومطابقة بيانات وأعداد الحجاج الخاضعين لسداد أجور خدمات أرباب الطوائف إلكترونياً فيما بين وزارة الحج ومؤسسات الطوافة والإدلاء والمكتب». إضافة إلى تنظيم عملية إصدار تذاكر النقل للحجاج في المنافذ الجوية والبحرية لمختلف الفئات وخطوط النقل المطلوبة واستيفاءها وسدادها للنقابة العامة للسيارات لتمكين الشركات الناقلة من تأدية خدماتها ونقل الحجاج عبر المدن والمشاعر المقدسة.

وتشمل المهام أيضاً تنظيم وزيادة كفاءة نقل وتحميل وتنزيل أمتعة الحجاج في جميع المنافذ، والتأكد من أداء هذه المهمة على الوجه الأكمل والمطلوب، والتخطيط المبكر وإعداد الخطط التشغيلية اللازمة لاستقبال الأعداد المتوقعة من الحجاج وتأمين الاحتياجات المطلوبة لخدمتهم من الموارد البشرية والمعدات والآليات والتجهيزات كافة.

ويرصد المكتب ما تحقق من إيجابيات لتكريسها، والسلبيات لمعرفة مسبباتها وإيجاد الحلول العملية الكفيلة بالقضاء عليها وتلافيها، إضافة إلى إجراء الدراسات الاستقرائية والعلمية اللازمة لتطوير إجراءات العمل بحسب المستجدات الموسمية وتقييمها وإعادة هيكلتها لتبسيطها وصولاً إلى سرعة إنهائها وإنجازها.