أبرمت إدارة الأوقاف الجعفرية اتفاقية تعاون مع شركة طلال أبو غزالة للاستشارات لإعداد دليل السياسات والإجراءات الذي يعتبر وثيقة شاملة تعرض السياسات وتحكم المعاملات والإجراءات الإدارية والمالية والمحاسبية الضرورية وتعزيز الرقابة على أموال وممتلكات ومطلوبات والتزامات إدارة الاوقاف الجعفرية.

وصرّح رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية الشيخ محسن بن عبدالحسين العصفور: نحن سعداء بالاستعانة بشركة طلال أبو غزالة للاستشارات التي تعد واحدة من خيرة بيوت الخبرة على مستوى الشرق الأوسط في إعداد دليل سياسات وإجراءات لأقسام ومجموعات ووحدات الأوقاف الجعفرية على أن تكون موافقة لأنظمة ديوان الخدمة المدنية والقوانين واللوائح المنظمة لإدارة الأوقاف الجعفرية"

وأكد العصفور أن الهدف من إعداد هذا الدليل الأول من نوعه في تاريخ الإدارة هو «توحيد إجراءات اتخاذ القرار، وتوثيق البيانات والمعالجة المحاسبية، والإدارة المالية لجميع المعاملات التي تتم بواسطة كل مستويات الهيكل التنظيمي وجميع الأقسام والوحدات التابعة للإدارة، إلى جانب التأكد من المحافظة على الأموال الوقفية والممتلكات والموجودات الأخرى للإدارة والتأكد من أن جميع المعاملات تتم بصورة صحيحة وعادلة».

ويأتي توقيع هذه الاتفاقية بناءً على قرار مجلس الأوقاف الجعفرية في إعداد دليل سياسات وإجراءات لأقسام ومجموعات ووحدات الأوقاف الجعفرية على أن تكون موافقة لأنظمة ديوان الخدمة المدنية واللوائح والقوانين المنظمة لإدارة الأوقاف الجعفرية، وذلك بما يتماشى مع رؤية وتطلعات ادارة الأوقاف الجعفرية وبما يتوائم مع أحد المعايير العالمية وافضل الممارسات المعمول بها.

ويشمل نطاق عمل الاتفاقية هذه العملية اعداد دليل للسياسات والإجراءات لكل من الدوائر، والوحدات والأقسام التالية: مكتب رئيس مجلس الأوقاف الجعفرية، امانة سر المجلس واللجان، قسم الموارد البشرية والخدمات الادارية، قسم الخدمات الهندسية وعمليات الصيانة، قسم الشئون القانونية وتسجيل الاوقاف، قسم الاستثمار والعقارات الوقفية، قسم البحوث وشؤون المساجد، قسم الحسابات والإيرادات الوقفية ومجموعة العلاقات العامة والإعلام.

من جهته أكد محمود الخلفاوي  من شركة طلال أبوغزاله للاستشارات : نحن سعداء بالعمل مجدداً مع إدارة الأوقاف الجعفرية، التي خطت خطوات كبيرة  في الإصلاح والتحديث والتطوير الشامل، لذا فإنّ دليل السياسات والإجراءات يعد خطوة ضرورية في مسيرة التطوير المؤسسي وتعزيز الحوكمة في الإدارة.

وتشمل المهمة تعريف السياسات والاجراءات التي تحكم كافة الجوانب المتعلقة الاقسام/ الوحدات والمجموعات المعنية وتوفير اطار عمل لتنسيق المنهجيات المطبقة الاقسام الوحدات والمجموعات المعنية، فضلاً عن حماية مصالح ادارة الاوقاف الجعفرية والمحافظة على اصولها بوضع قواعد واضحة وموجزة يتم اتباعها عند تنفيذ العمليات المتعلقة الاقسام الحدات والمجموعات المعنية ضمن ادارة الاوقاف الجعفرية، واعداد دليل سياسات واجراءات متكامل، ودراسة وتحليل إجراءات تنفيذ العمليات الرئيسية والفرعية في اطار اللوائح والقوانين السارية، وكتابة دليل السياسات المعيارية والاجراءات القياسية وتقديم ورشة عمل لمراجعة وتسليم المخرجات النهائية.

وأضاف:" كمبادرة من شركة طلال أبوغزاله للاستشارات سوف تقوم الشركة بإضافة الإجراءات المعيارية الخاصة بالنظام الإداري للجودة (الأيزو 9001:2015 ) على الدليل النهائي للسياسات والإجراءات لتسهيل عملية الحصول على الشهادة حين تقرر إدارة الأوقاف الجعفرية المباشرة بهذا المشروع وتقديم تقرير تحليلي للفجوات بعد عام من تاريخ نهاية المشروع لقياس درجة تطبيق السياسات والإجراءات، والتي تم توثيقها واعتمادها، من قبل الموظفين المعنيين".