إن الإدارة العليا والمتوسطة في المؤسسات تلعب دوراً مهماً في التخطيط والتنظيم والقيادة وتنسيق الموارد. وعلى الرغم من أهمية قيام قادة العمل بوضع رؤية المؤسسة إلا أنه من الضروري أيضاً أن يقوم قادة العمل بالتواصل وتفعيل هذه الرؤية.

ومع ذلك، تمثل متغيرات السوق العديد من التحديات للشركات، وخاصة الإدارة الوسطى، حيث يزداد الضغط على الموظفين من أجل تحقيق زيادات وتحسين الأداء. وعلى سبيل المثال، اختلاف المسئوليات داخل المؤسسة، حيث تكون مسئولية مدير التجزئة هي تحقيق أكثر من 50 مليون دولار مبيعات سنوية، في حين أن مدير البنك مسئول عن التأكد من رضا أكثر من 7 ملايين عميل خلال سنة واحدة. ومع تعدّد المسئوليات والضغوط المتزايدة، لابد أن يقوم هؤلاء المدراء بالتركيز على دفع عجلة النمو وتحسين الإنتاجية.

ووفقاً لمسحٍ أجرته مؤسسة التوظيف العالمية «مورجان ماكنلي» حول عدد ساعات العمل في دولة الإمارات العربية المتحدة، أظهر أن الموظفين في دولة الإمارات يقضون ساعات عمل طويلة في المكتب، ما يقرب من (24 في المئة) من الموظفين يعملون 10 ساعات إضافية أسبوعياً، وأكثر من نصف هؤلاء الموظفين (53 في المئة) ممن يعملون أكثر من ساعات العمل المقررة لا يشعرون بأن إنتاجيتهم قد زادت نتيجة الوقت الإضافي الذي يقضونه في المكتب. حيث تشمل كل وظيفة على بعض المهام خارج الوصف الوظيفي، بالإضافة إلى التفاوت بين المسميات الوظيفية ومع ما يقوم به الموظفون خلال الساعات التي يقضونها في المكتب.

إن الشركات اليوم سواء كانت كبيرة أو صغيرة، تهدر الكثير من الوقت، والموارد، والمال على العمل الإداري اليدوي، بدءاً من حجز رحلات الطيران واستخدام رسائل البريد الإلكتروني لحجز مقابلات، وانتهاء بتقديم طلب إلى متخصص تقني على سبيل المثال. إلا أن هذه المهام الإدارية اليومية تؤدي إلى خسائر إنتاجية صادمة للمؤسسات بشكل عام. حيث تستنفذ هذه المهام وقت المدراء وتجعلهم أقل إنتاجية، كما تحد من قدرة المؤسسة على الوصول إلى أحد أهم عناصر نمو الأعمال التجارية ـ وهو الابتكار. لذلك من الواضح أن المؤسسات بحاجةٍ إلى تغيير نهج المهام الإدارية حتى تتمكن من الابتكار والنمو.

يبدأ نمو الأعمال التجارية مع التفويض الفعّال ومع خدمة المساعد الإداري الإفتراضي (Virtual Executive Assistant)، وقد ساهمت التكنولوجيا الحديثة في جعل التعاقد مع مزود خدمة المساعد الإداري الإفتراضي حلاً مساعداً لتعزيز الإنتاجية، والكفاءة، والمساعدة في إدارة الوقت بشكل عام لأي مؤسسة. إن الشركات الصغيرة والمتوسطة والإدارة العليا ممن يستخدمون هذه المساعدة في أعمالهم، لديهم فرصة أفضل لتحقيق سلاسة التشغيل والنجاح على المدى الطويل مع احتمالية أعلى للنمو المستدام.

تحتاج المؤسسات إلى إعادة النظر في مهام الكفاءات وقادة الأعمال من خلال أتمتة المهام الإدارية والاستعانة بخدمات الدعم الخارجية. وهناك 5 عناصر أساسية يجب أن يقوم بها المدراء ورواد الأعمال في الشركات الكبيرة والصغيرة:

1.تحديد المهام ذات القيمة المنخفضة ـ يجب أن يتم تحديد ما هو مطلوب لمساعدة المدراء للقيام بأعمالهم بشكل أفضل، واستعراض الأنشطة اليومية وتحديد تلك التي يمكن تفويضها أو الإستعانة بمصادر خارجية للقيام بها. وأقر 7 من كل 10 موظفين في دولة الإمارات بأنهم يعملون لوقت أطول مما كان مقرراً، وهناك العديد من المهام والأنشطة الإدارية التي يمكن الإستغناء عنها.

2.الإستغناء، تفويض أو إعادة تقييم ـ يجب تقسيم المهام إلى ثلاث فئات: الإستغناء أو إعادة تقييم أو تخفيض المهام التي يمكن الاستغناء عنها دون حدوث آثار سلبية. ذلك يوجب تحديد المهام والأنشطة التي بحاجة إلى إعادة هيكلة.

3.التفويض وتحديد الأولويات ـ يعد التفويض من أصعب المهام إلا أنه يكون مجزياً في نهاية الأمر. إن تفويض المهام إلى مساعد تنفيذي افتراضي يمكن أن يكون سلساً، وموفراً للوقت من أجل المبادرات الإستراتيجية.

4.تخصيص وقتٍ للراحة ـ يجب تحديد أفضل الطرق لاستخدام الوقت الذي تم توفيره في تحقيق الإنتاجية للشركة.

5.الإلتزام بالخطة ـ وهي خطوة مهمة تتمثل في مشاركة الخطط مع الزملاء، أو الاستشاريين أو غيرهم من كبار الموظفين وذلك لضمان التزام المدراء بالخطة، مما يتيح وضع أهداف داخلية والسعي لتحقيقها. وبالتالي يصبح بمثابة نظام في المؤسسة يقوم بقياس الأداء بشكل شامل ويساعد المدراء في قياس أنشطتهم.