في المقال الأول بعنوان التواصل تطرقنا إلى عدة أمور متعلقة بحسن التواصل في محيط العمل، واسمحوا لي أن أتحدث أكثر عن إشراك أعضاء أي فريق والتواصل معهم. على سبيل المثال، في العمل المصرفي -حاله حال الأعمال الأخرى- يجب أن تكون هناك استراتيجيات وخطط وميزانيات تقديرية، وخطط تسويق وعمليات وغيرها. هذه مجالات مهمة لإشراك أعضاء فريق العمل.
في حالة اتخاذ القرار بخصوص استراتيجية جديدة، فإنه يتم إشراك أعضاء الفريق، بدءا من مرحلة التفكير حتى مرحلة صياغة الاستراتيجية النهائية. وحين وضع الخطط التشغيلية والتنفيذية ذات الصلة بالإستراتيجية، يجب الحرص على إشراك كل عضو من أعضاء الفريق في هذه العملية أيضاً، حيث يكون اشراكهم فرصة ممتازة للتعلّم. كما أن إشراك العاملين يساعد على التزامهم بالتطبيق؛ لأنهم يصبحون طرفا في رسم الاستراتيجيات وخطط التشغيل، وهذا يجعلهم حريصين على حسن التنفيذ.
كما أن الحرص على مشاركة الموظفين المستمرة في عملية المراجعة الشهرية والدورية، من خلال جلسات مراجعة الأداء، ووضع خطط للتعامل مع أي تغييرات في الاستراتيجية والخطط المصاحبة، تزيد من عملية التواصل مع فرق العمل وتكسب الفريق قوة.
تشمل المجالات الأخرى للاتصال والتواصل، مشاركة أعضاء الفريق في المعلومات عن التغيرات في ظروف السوق، واتجاهات العمل في القطاع التي تعمل فيه الشركة، ومستجدات التطورات فيه، وتشجيعهم على إبداء آرائهم وحتى مخاوفهم، ليتم اتخاذ اللازم لتعديل سير الخطط.
عقد اجتماعات دورية وإجراء مناقشات مفتوحة بين أعضاء الفريق، للتحدث عما يواجهون من مصاعب في تنفيذ مهامهم، يؤدي إلى استنباط الكثير من الأفكارالجديدة والجيّدة، التي تكون في الغالب مفيدة لإدخال تعديلات على أمور تتعلق بالعمل والاستراتيجيات، وتحسين مسائل متصلة بالموارد البشرية وحتى الممارسات الإدارية.
رسائل البريد الإلكتروني والتواصل
نحن جميعاً نعرف جيداً عدد الرسائل التي نتلقاها على الشبكة العنكبوتية عبر البريد الإلكتروني الخاص بالشركة من العملاء والعاملين في الشركة. وهذه الرسائل هي من الأدوات المهمة للتواصل الداخلي والخارجي. فكيف نتعامل مع هذه الوسيلة للتواصل الجيد. لن يكون من السهل التعامل مع العدد الكبير من الرسائل التي ترد عبر الانترنت، ولا سيما تلك التي ترد من العملاء، وتتضمن طلبات على مختلف خدمات الشركة. فبعض الرسائل تتطلب إجابات دقيقة، ناهيك عن حسن اختيار اللغة، وتقديم المعلومات الصحيحة. وبالطبع لا ترغب أنت كمدير ولا بقية العاملين في إعطاء معلومات غير صحيحة لعملائك، أو استخدام لغة أو عبارات يمكن أن تكون مضللة، أو تتسبب بطريقة غير مقصودة في نشوء مسئولية على الشركة التي تعمل فيها. تعتبر النظم القانونية في الكثير من الدول رسائل البريد الإلكتروني وثائق ملزمة قانوناً، وبالتالي من المهم ضمان تحري الدقة في محتوياتها. ولهذا يجب أن يخضع التواصل مع العملاء عن هذا الطريق إلى المزيد من الحيطة والحذر.
لذلك، يجب التأكد من استخدام ميزات وخصائص نظام البريد الإلكتروني بحكمة. على سبيل المثال، نحن نعلم جميعاً بأن هناك ميزة «حفظ مسودة» Save Draft في أي نظام بريد إلكتروني. يمكن للمدير الحصيف بسهولة استخدام هذه الميزة من خلال حفظ الردود على العملاء، والتحقق من دقة اللغة والجوانب القانونية، وصحة البيانات والمعلومات التي سيتم نقلها إلى العميل، قبل إرسال الردود. إن من شأن ذلك بالتأكيد المساعدة في الحد من إرسال رسائل للعملاء يمكن أن تؤدي إلى نشوء مسئوليات قانونية على الشركة. يجب على المدير، إذا كانت لديه أي شكوك بخصوص ذلك، التشاور مع الإدارات ذات الصلة، قبل أن يرسل الرسالة للعميل لضمان أن يكون الرد على العميل على مستوى عال من الدقة.
ولتلخيص ما طرحناه من أمور التواصل الجيّد في محيط العمل نذكر التالي:
- لزيادة جودّة التواصل مع الآخرين، كن مستمعاً جيداً.
- إشراك العاملين معك في رسم السياسات والإستراتيجيات ومراجعتها الدورية، يزيد من التواصل معهم. إن اشراك المدير لموظفيه في اتخاذ القرارات ليس منة عليهم وليس تقليلا من دوره كمدير، بل إن فوائد اشراك الموظفين كثيرة، وتساهم بشكل كبير في إيجاد مناخ عمل منفتح ومنتج ومبدع.
- استفد من التكنولوجيا وأجهزة نقل المعلومات حولك لزيادة جرعات التواصل الجيّد.
- كلما كان العاملون معك مطلعين على أمور العمل كانوا أكثر تواصلاً. إن الرأسمال الحقيقي هم البشر؛ أي الموظفين، والمدير الحصيف يستثمر هذا الرأسمال في أحسن صوره، بإيجاد الطرق الكفيلة بخلق تواصل أكبر. وأي مدير لا يرى أهمية التواصل مع الموظفين، يكون في الغالب مرتضيا لنفسه وللشركة التي يعمل لديها نتائج سلبية وكلفة عالية من الخسائر، وذلك لغياب الاستفادة من التواصل مع العنصر البشري.
- الاجتماعات الدورية المفتوحة واجتماعات الأقسام تتيح مجالاً خصباً للتواصل ومعرفة ما يدور من حولك، واستخدام المعلومات المتوافرة من تلك الاجتماعات في تطوير وسائل التواصل في مكان العمل وخارجه، للوصول إلى نتائج أفضل في محيط العمل.
إقرأ أيضا لـ "صالح حسين"العدد 5231 - الأحد 01 يناير 2017م الموافق 03 ربيع الثاني 1438هـ
لا أرى حرجا إن قارنت المدير الناجح بالفلاح المتمرس صاحب الخبرة الجيده،فإن صلح المدير صلح العمل و سارت الأمور في مسارها الصحيح،و العكس با النسبة للمدير السئ،و الأمر نفسه ايضا با النسبة للفلاح،إن صلح و اعتنى بالزرع و ارتوت الأشجار جيدا تهصرت غصونها بالثمر و جادت بالمحصول ..
لا نريد أن نغرق في اطلاق الاحكام على المدراء الذين لا يجيدون فن التعامل مع موظفيهم،و لكن لا نترد في القول بأن هناك منهم من يعمل على توفير بيئة العمل المثالية لموظفيه و يعي بأن التعامل مع الموظف أشبه بالإمساك بطائر إن بسط يدك طار منك،و إن أحكمتها تضرر و اختنق..ولد النبيه صالح