أعلنت جامعة البحرين أنها ستبدأ في تطبيق نظام إلكتروني للمراسلات والأرشفة ابتداءً من العام الجديد 2017، مؤكدة أن النظام الجديد يعد خطوة أولى ستتبعها خطوات ومشروعات أخرى لتحويل جميع العمليات الجامعية إلى الصيغة الإلكترونية، وصولاً إلى إيجاد الحرم الرقمي الذكي.
إلى ذلك، قال رئيس الجامعة رياض يوسف حمزة: "إن الجامعة مستمرة في عمليات التطوير، وإدخال التقنيات الحديثة في عملياتها وأنشطتها، فبعد إطلاق الحاوية البحثية الإلكترونية الشهر الماضي، تزمع الجامعة ابتداء من العام الجديد إطلاق سجل المراسلات والأرشفة الإلكتروني".
وتابع قائلاً: "إن هذه الخطوة جزء من المساعي الرامية إلى الاستغناء عن الأوراق، ليس في المراسلات فقط، بل في كل المعاملات والإجراءات، إذ تخطط الجامعة لإطلاق المرحلة الثانية من مشروع إدارة العمليات إلكترونيّاً قبل منتصف العام المقبل، وهو المشروع الذي سينهي التعامل الورقي تدريجيّاً".
وأشاد بالجهود التي يبذلها فريق مركز تقنية المعلومات في الجامعة في تنظيم ورش متخصصة لتدريب موظفي الجامعة على استخدام نظام المراسلات الجديد الذي سيوفر الجهد والوقت والمال.
ودعا الرئيس جميع أعضاء الهيئتين الأكاديمية والإدارية إلى حضور الورش، والاطلاع على دليل المستخدم الذي يساعدهم على الاستفادة من نظام المراسلات والأرشفة، وخصوصاً أنه يتوافر على عدة مزايا.
وبحسب مدير مركز تقنية المعلومات وائل عطية فإن المركز نظم عدة ورش للموظفين في مكتب الرئيس، والنواب، والعمداء، والمديرين ورؤساء الأقسام في الكليات والدوائر، ولموظفي عمادة شئون الطلبة، مؤكداً أن الورش ستشمل أكبر عدد ممكن من الموظفين.
وقال مدير المركز: "إن من بين فوائد نظام المرسلات الإلكتروني ومزاياه: سهولة التتبع والوصول لأية رسالة، ومتابعة الإجراءات المتخذة حيال الموضوع، وتوفير تكلفة الورق والطباعة والتخزين وإعدام الأوراق، وتوفير الجهد خصوصاً لدى المراسلين، وسرعة التواصل بين مختلف الجهات، وهو الأمر الذي سيساعد على تحسين الأداء بصفة عامة".
وأوضح أن نظام المراسلات الإلكتروني سيتيح تخزين الرسائل، وفهرستها، ومتابعتها سواء أكانت مراسلات داخلية أم خارجية، مشيراً أن من بين مزايا النظام أيضاً أنه يوفر خدمة إرسال التعميمات والإشعارات، ومعرفة مدى نفاذها وانتشارها بين الفئة المستهدفة عبر خواص وأدوات معينة.
وأعرب مدير مركز تقنية المعلومات في الجامعة عن أمله في وصول عدد المراسلات الورقية الداخلية خلال فترة قليلة إلى صفر بين جميع الموظفين، وأن تجرى جميع المراسلات إلكترونيّاً.
