صدر عن الرئيس التنفيذي لهيئة المعلومات والحكومة الإلكترونية، محمد القائد، تعميماً في نهاية سبتمبر/ أيلول 2016، بشأن استخدام البريد الإلكتروني الحكومي للمعاملات الحكومية، وذلك بناءً على قرار اللجنة العليا لتقنية المعلومات والاتصالات الصادر في اجتماعها الخامس في 8 يونيو/ حزيران 2016.

ونص التعميم على أنه «يجب على جميع الجهات الحكومية التقيّد باستخدام البريد الالكتروني الحكومي في المعاملات الحكومية، وحظر استخدام البريد الالكتروني الخاص، وأنه بناءً على ما تقدم يجب التقيد بما ورد في التعميم».

ووجهت هيئة المعلومات والحكومة الالكترونية التعميم مباشرة إلى الوزراء ورؤساء الجهات الحكومية المختلفة للتنفيذ واتخاذ ما يلزم بشأن تطبيق القرار.

هذا وتنشئ كل وزارة أو هيئة وجهة حكومية وحدة أو إدارة خاصة بشأن تقنية المعلومات تتكفل بإنشاء خوادم خاصة بها ونظام مراسلات داخلي كلاً بحسب حاجتها، وتحدد لكل موظف لدى هذه المؤسسة بريد الكتروني مرتبط مباشرة بالخوادم والنظام الخاص بها، ويعتبر بريداً الكترونياً رسمياً يعتد به في المعاملات والمراسلات الرسمية. كما تعتبر إثباتا رسميا يعتد به أمام مختلف الأجهزة الرسمية، ولذلك تلزم كافة المؤسسات الرسمية موظفيها بالتعامل عبر البريد الالكتروني الرسمي لضمان حسن الأداء والجودة.

وتطورت منظومة التعامل الحكومي الكترونياً خلال الأعوام الأخيرة، لاسيما على صعيد الخدمات التي تقدمها هيئة المعلومات والحكومة الالكترونية عبر منصاتها المتفرعة، والتي تعول فيها كثيراً على البريد الالكتروني في التواصل مع الجمهور باعتباره من أنجح الوسائل المتاحة حالياً للمعاملات والمراسلات الرسمية، وتختصر الوقت والجهد لكلا الطرفين. وقد وصل الأمر إلى تكفل الحواسيب الآلية والأنظمة المعمول بها إلى التعاطي مباشرة مع الجمهور في الرد والتعليق على البريد الالكتروني التي يردها مباشرة، بما يكفل سرعة الاستجابة والتعاطي.