الجمعيات الخيرية والدينية والمهنية والمنظمات الأهلية والنوادي والمراكز الشبابية في البحرين بحاجة دائمة لإستقطاب متطوعين للعمل في مجالات عملها الخيرية والدينية والإجتماعية والرياضية والثقافية. ولكن ماذا تعمل هذه الجمعيات والمنظمات والمؤسسات من جهتها لتكسب ود المتطوعين الراغبين منهم لتقنعهم بالعمل معها؟ هل لديها برامج تشجعهم على هذا العمل الخيري أو الديني أو الاجتماعي أو الثقافي؟ وهل لديها خطط وطرق للحفاظ عليهم ليواصلوا أداء عملهم التطوعي بنفس الروح والرغبة في بداية إلتحاقهم بالعمل؟

لنبدأ بالواقع. تقول آخر إحصائية نشرت في البحرين في العام 2014 بأن 66 في المئة من الجمعيات الخيرية غير راضية عن مدى تجاوب كوادر المنطقة التي تخدمها الجمعية للعمل كأعضاء في مجلس إدارتها. أما بالنسبة لكفاءة ونوعية هذه الكوادر فإن الإحصائية تقول بأن من يحملون شهادة جامعية هم 57 في المئة فقط من أعضاء هذه المجالس.

أكثر من نصف الجمعيات (51 في المئة) غير راضية عن مدى تجاوب كوادر المنطقة للدخول في عمل اللجان المختلفة في الجمعيات، كما أن معدل عدد أعضاء اللجان قد انخفض من 30 عضواً لكل جمعية في العام 2008 إلى 24 عضواً فقط لكل جمعية في العام 2014. أما بالنسبة للمرأة فإن 83 في المئة من الجمعيات لم تتمكن من إقناع إمرأة واحدة للدخول في مجلس إدارتها لأسباب كثيرة لن ندخل في تفاصيلها ويمكن أن نتطرق لها في مقال آخر.

تؤكد الكثير من الجمعيات الخيرية بأن انتخابات مجالس إداراتها بعد كل دورة (سنتين) عادة ما تفوز بالتزكية أي إما أنها لم تتمكن من إضافة أعضاء جدد في مجلس الإدارة أو أنها لم تستقطب عدداً يزيد عن العدد المطلوب في نظامها الأساسي لكي يختار أعضاء جمعيتها العمومية الأكثر كفاءة من هؤلاء المتقدمين الجدد إن وجدوا.

في هذا المقال لن ندخل في الأسباب الكثيرة لعزوف الكثير من الكفاءات والمتخصصين من الجنسين للإنضمام لهذه الجمعيات والمؤسسات غير الربحية ولكن لنبحث عن إجوبة للأسئلة التي في بداية المقال، حيث أن استقطاب المتطوعين أصبح الآن تحدياً كبيراً ويزداد صعوبة، لعل وعسى أن نوفق في حل يساهم في إستقطاب هؤلاء والأهم من ذلك الإحتفاظ بهم.

شاركت شخصياً في ورشة تدريبية لتطوير العمل المؤسسي للجمعيات الخيرية أقامتها جمعية دمستان الخيرية من خلال برنامجها التنموي التدريبي المميز «سما» بالشراكة مع «عالم أفكار للإستشارات» وهي شركة متخصصة في التنمية المؤسسية للمنظمات غير الحكومية NGO’s . إلتقيت خلال الورشة بالمدربة المعتمدة الأستاذة منى الشافعي من سيهات في المملكة العربية السعودية الشقيقة، التي تحدثت عن أهمية إدارة المتطوعين والمتطلبات الأساسية لنجاح أي عمل تطوعي، وكذلك توجيه وتدريب المتطوعين والإشراف عليهم وتقييمهم وتكريمهم وتقديم الحوافز المناسبة لهم.

تميزت الورشة بمناقشة أفكار جديدة من قبل المشاركين من بعض الجمعيات الخيرية من البحرين ومن المملكة العربية السعودية، لو تم تطبيقها لتغيّرالحال للأفضل بالنسبة للمتطوعين وطريقة استقطابهم والتعامل معهم والحفاظ عليهم لأهمية استمرارية عطاءهم في هذا المجال التطوعي.

من هذه الأفكارالمميزة «تسكين» شخص وليكن عضواً من أعضاء مجلس الإدارة أو من العاملين في لجان الجمعية، ضمن الهيكل التنظيمي للجمعية، ليكون المسئول عن «تنسيق شئون المتطوعين». وهنا يجب عدم الخلط بين مهام ما يسمى حالياً بـ «رئيس لجنة العضوية» في الجمعيات وبين مهام هذا الشخص.

منسق شئون المتطوعين هو حلقة الوصل بين الجمعية والمتطوعين العاملين حالياً في الجمعية والمتطوعين المحتملين خارج نطاق الجمعية أي في المجتمع المحلي المتوقع دخولهم عالم التطوع. من مهامه أولاً تحديد احتياجات الجمعية من البرامج التطوعية التي يجب أن تكون ضمن إستراتيجية وخطط الجمعية المتفق عليها ثم تحديد وصف مهام عمل المتطوع (من خلال استمارة تماثل استمارة الوصف الوظيفي للموظفين) وتصميمها بما يتوقع أن يقوم به المتطوع والمهارات والخبرات التي يتطلبها العمل والوقت اللازم لذلك، وبالذات معايير العمل التي يجب أن يعرفها المتطوع ومشرفه. كتابة هذه المهام هي القاعدة الأساسية للتوجيه والتدريب فيما بعد. بعد ذلك يأتي تحديد عدد ونوعية المتطوعين واستقطابهم وعمل المقابلات لاختيارهم وهدفها وضع المتطوع في المكان الذي يستمتع بالعمل فيه ويلائم مؤهلاته وخبرته وإمكاناته. ثم تأتي عملية توجيههم وتدريبهم ومتابعة عملهم ضمن فريق المشروع المناسب وتقييمهم والإشادة بمن هم أولى بالتقدير والتكريم.

الهدف الرئيس هو تمكين المتطوعين من تحقيق احتياجات وتوقعات الجمعية والمستفيدين من خدماتها والأعضاء المساهمين، وإشباع دوافع المتطوعين أنفسهم ورضاهم في ذات الوقت لكي تنجز الأهداف في بيئة مستقرة منتجة، وبيد قوى عاملة مستقرة وراضية.

إن ما تمخض عنه النقاش في هذه الورشة هو دعوة لجمعياتنا الخيرية وباقي المنظمات الأهلية، التي هي بحاجة لتطوير قدراتها لاستقطاب المتطوعين والإبقاء عليهم، لإنشاء حلقة وصل فعالة مع المتطوعين، وهم كثر في البحرين، لكي تستثمر أوقات ومهارات والتزام هؤلاء المتطوعين على أحسن وجه، ولتساعد على تحقيق أهداف الجمعيات في هذا المجال غير الربحي ولتصبح تجربة ممتعة لكلا الطرفين: الجمعيات والمتطوعين. الفكرة هي بإختصار، وكما عبر عنها أحد الإخوة المشاركين، كيف نجعل تجربة التطوع في البحرين تجربة مفيدة وممتعة في الوقت نفسه.