حصلت وزارة شئون الشباب والرياضة على اعتماد نظام الأرشفة الإلكتروني من شركة Metalogix كأول جهة حكومية تطبق هذا النظام المتطور في المملكة والذي سيساهم في خفض الكلفة بنسبة 80 في المئة، وذلك في ظل التزايد المستمر في حجم ملفات، مستندات ووثائق الوزارة، ورغبة الوزارة في تنظيم بياناتها بطريقة آلية مما يوفر كثيرًا من الوقت والجهد ويضمن لها الحفاظ على هذه الوثائق من التلف والضياع وعلى ضبط سريتها ويسهل عملية الوصول إليها واسترجاعها بشكل قياسي، إذ ظهرت الحاجة الملحة لوجود نظام أرشفة إلكتروني متكامل يتولى القيام بجميع العمليات الخاصة بالتعامل مع هذه المستندات والوثائق مثل الفهرسة والأرشفة والبحث والاسترجاع.
وأوضحت رئيسة قسم تقنية المعلومات ناني بطي أن "الوزارة تدير عدداً من الخوادم لتستوعب ملفات، مستندات، وثائق الوزارة ومعاملات موظفي الوزارة، وأن شراء خوادم جديدة سيكون أكثر كلفة، فارتأت الوزارة لتطبيق نظام الأرشفة الإلكتروني من شركة Metalogix مما يسمح باستغلال الأماكن الرئيسية المخصصة لحفظ الوثائق وبتقليص مساحة الخادم الخاص بملفات المشاركة إلى النصف". وأضافت بطي أن "هذا النظام يتيح للموظفين الرجوع إلى ملفاتهم لعدد من السنوات السابقة بسهولة دون أن يشعر المستخدم بأي تغيير".
وأشارت بطي إلى أن "وزارة شئون الشباب والرياضة تنظم العديد من الفعاليات الشبابية والرياضية وعادة ما يتوافر بعد انتهاء تلك الفعاليات قاعدة بيانات كبيرة مثل صور الفعالية وفيديو، بالإضافة إلى الرصد الإعلامي في الصحف المحلية والتلفزيون والإذاعة وغيرها من وسائل الإعلام الأمر الذي يتطلب مساحة كبيرة من التخزين"، مشيرة إلى أن "هذا النظام سيساهم في عملية حظ هذه البيانات الموجودة دون الإخلال بالمساحة المتوافرة في الخوادم والرجوع إليها في أي وقت وبكل سهولة".
