افتتح أمس الأربعاء (20 أبريل/ نيسان 2016) الملتقى الإقليمي الحادي عشر للإداريين وموظفي السكرتارية للقيادات برعاية وزير العمل والتنمية الاجتماعية جميل حميدان تحت عنوان «الإعلام الاجتماعي في خدمة الإدارة المكتبية» نظمته شركة أكت سمارت بشراكة استراتيجية مع جمعية السكرتارية البحرينية، بفندق ومنتجع سوفتيل الزلاق.

وأكد أمين عام الملتقى فهد إبراهيم الشهابي أهمية العالم الرقمي والإعلام الاجتماعي في العصر الحديث الذي يشهد السرعة في كل تفاصيله، مدللاً على أهمية الإعلام الاجتماعي باستحواذه على اهتمام عدد من الملتقيات التي نظمتها شركة أكت سمارت لهذا العام، وآخرها الملتقى الخليجي لممارسي العلاقات العامة في نسخته العاشرة، واستطرد أن «هناك من يظن أن الإعلام الاجتماعي شاغل للسكرتارية عن أداء مهامهم اليومية، وقد اجتمعنا اليوم في هذا الملتقى لاختبار صحة الفرضية أو لنفندها».

وتحدثت رئيس مجلس إدارة جمعية السكرتارية البحرينية شهلاء أصبعي، حول أهمية وسائل التواصل الاجتماعي في الممارسات العملية لمهام السكرتي، مشيرةً إلى أن طرح موضوع كهذا في الملتقى سيلقي بظلاله على تجربة المشاركين التي وصفتها بالمتنوعة والحيوية، لافتة إلى أن دور هذا الملتقى فضلاً عن أنه فرصة للالتقاء بين الجميع في المجال، فإنه فرصة كذلك لاكتساب مزيد من المفاهيم الهامة حول السكرتارية وتطوراتها في العالم الرقمي، مؤكدة على شمولية الاتصال الإلكتروني ودوره الهام في المجال، وهو ما يشكل حسب قولها قفزة نوعية في مجال الإدارة والأعمال.

وشهد الملتقى في جلسته الثانية المعنونة بـ «الإعلام الاجتماعي صديق السكرتيرة» وجهات نظر متعددة لمدربين أكاديميين ومعالجين نفسيين وموظفي علاقات عامة، وإعلاميين ومختصين في الإعلام الاجتماعي، بإدارة من استشاري التدريب أ. سليمان فرحان، بدأت الجلسة لولوة بودلامة «مدربة وأكاديمية»، بورقة عمل معنونة بـ «10 تطبيقات لجعل الإدارة أكثر فعالية»، تضمنت الحديث عن دور عدد من التطبيقات في تمكين مدير المكتب من حمل أعماله إلى المنزل وفي كل مكان وإدارة المواعيد والملفات من خلال جهازه المحمول. وقبل الشروع في ورقة العمل التي قدمتها، وقفت على معنى كلمة السكرتارية في اللغة الإنجليزية وهو الدبلوماسي العامل في السفارة، مؤكدة أن الفئة التي يستهدفها الملتقى ويتحدث عنها هي مدراء المكاتب، وأضافت «يجب أن نميز بين مدير المكتب والمساعد الشخصي فالأول مجاله أوسع ويعمل على نطاق إدارة، فيما يقتصر دور الثاني على العناية بشخص محدد والقيام بأعماله الإدارية».

وتناولت دانية كابلي «معالجة نفسية»، عدداً من المحاور المهمة في ورقتها وسلطت الضوء على مميزات التواصل الاجتماعي لدى السكرتارية والمتمثلة في تبادل المعلومات، الملفات الخاصة، الصور ومقاطع الفيديو، كما أنها مجال رحب للتعارف والصداقة وخلق جو يتميز بوحدة الأفكار والرغبات غالبًا، وإن اختلفت أعمارهم وأماكنهم ومستوياتهم العلمية.

وركز عبدالعزيز الوصيفر «من العلاقات العامة في أرامكو السعودية» في ورقة عمل «الجديد Media Literacy»، على أهمية الثقافة الإعلامية وأدوات التحليل، وصانعي المادة الإعلامية، ووظيفة المحتوى. إلى جانب الوقوف على قنوات التواصل والشرائح المستهدفة. مركزاً في ورقته على أهمية التسويق للأفكار من خلال الدمج بين الرموز المختلفة .

وتحت عنوان «الإعلام الاجتماعي صديق السكرتيرة» قدمت مريم أنور أحمد؛ إعلامية وتربوية وعضو مجلس إدارة النادي العالمي للإعلام الاجتماعي ورقتها، مشيرة إلى أن للتواصل الاجتماعي أهداف عدة، أهمها: نقل الخبرات والمهارات، تحقيق المكاسب المادية والمعنوية، كسب المزيد من المؤيدين، الترويج والدعاية الاعلانية للمؤسسة. مؤكدة على الحضور أن من أهم الخطوات القادمة التي يجب عليهم اتخاذها إنشاء حساب للمؤسسة على Twitter وذلك لزيادة فرص تواصل المؤسسة، إنشاء صفحة للمؤسسة في Facebook وذلك لجذب المزيد من الزبائن، إنشاء حساب خاص بالسكرتير التنفيذي في LinkedIn لتعريف الناس به وبسيرته الذاتية .

وتناولت الجلسة الثالثة والأخيرة من جدول أعمال الملتقى في يومه الأول، عدداً من المحاور في موضوع تسخير وسائل الإعلام الاجتماعي في خدمة الإدارة المكتبية، بإدارة المستشار عبدالمنعم العيد، وشملت الورشة عدداً من استشاريي التدريب والمختصين في الإعلام الاجتماعي والناشطين فيه. إذ انطلقت بورقة عمل محمد القوتي تحت عنوان «الهوية الإلكترونية» التي ركز فيها على المحتوى أكثر من التطبيقات، وبعد مقدمة متميزة قدمتها منى الزايد: استشاري تدريب مدربة البروتوكول والاتيكيت، شرعت في تقديم ورقة عمل بعنوان «ايجابيات الاعلام الاجتماعي في الأداء الوظيفي»، مركزةً على أنه من مهمة السكرتير أن يبهر من حوله بأجمل صورة في كل مجالات عمله، ومن مقوماته... إدارة الوقت... ومن إيجابيات وسائل التواصل الاجتماعي التي ممكن أن تزيد من كفاءة الوظيفة. وركزت على أن من ايجابيات الإعلام الاجتماعي في تطوير الأعمال : مبادرة العصف الذهني الوطني التي أطلقها صاحب السمو الشيخ محمد بن راشد آل مكتوم نائب رئيس الدولة رئيس مجلس الوزراء حاكم دبي، بمشاركة من معظم قطاعات المجتمع، التي تعتبر مبادرة العصف الأولى من نوعها عالميا من حيث اتساع نطاقها عن طريق وسائط التواصل الاجتماعي، وحجم المدخلات والمخرجات والنتائج المتوقعة.

أما محمد ويدو، فقد قدم ورقته عن طريق فيديو صوره لنفسه ليعرض الملتقى لتعذر وجوده وليوصل رسالة بما يمكن أن تقدمه التقنية الحديثة من خدمات مختلفة ومن تسهيلات في التواصل رغم الحواجز الزمنية والمكانية، وأشار في عرضه إلى أهمية السكرتير على عجالة، والتأكيد على أهمية استغلال وسائل التواصل الاجتماعي في مواقع العمل ولكن بالطريقة الصحيحة لكي لا يكون مضيعة للوقت.

وقدمت عضو مجلس إدارة النادي العالمي للإعلام الاجتماعي إهداء الموسوي ورقة عمل «توظيف الإعلام الاجتماعي في الخدمات الإدارية» تناولت فيها أهمية أن يعرف المستخدم بهويته عبر الإعلام الاجتماعي (الاسم، المتمثلة، المهنة، الاهتمامات والموقع). وأعلن خلال الملتقى عن جائزة السكرتارية للقطاعين العام والخاص للعام 2016... وحازت شريفة عبدالكريم بوجيري من المؤسسة الخيرية الملكية جائزة التميز في السكرتارية للقطاع العام، وفي القطاع الخاص حازت تغريد المحميد من شركة الخليج لصناعة البتروكيماويات (GPIC) جائزة التميز في السكرتارية.

يذكر أن هذه الجائزة كان الملتقى الإقليمي للإداريين وموظفي السكرتارية للقيادات قد دشنها قبل عدة أعوام لتكريم المتميزات في مجال السكرتارية في القطاعين العام والخاص.