كشف تقرير ديوان الرقابة المالية والإدارية في نسخة العامين 2014 و2015 عن قيام شركة حلبة البحرين الدولية بتنفيذ 79 في المئة من المشتريات بطريقة الشراء المباشر من المورد، وبالرغم من أنها متوفرة لدى العديد من الموردين، بما يخالف قانون المناقصات.

وأشار إلى أن المشتريات أظهرت عدم سعي الشركة للحصول على ثلاثة عروض على الأقل في 55 في المئة من إجمالي قيمة العينة التي تم التدقيق عليها، (45 في المئة من العينة تمت بموجب عرض واحد، و10 في المئة بعرضين)، معتبرا أن ذلك «يفوت على الشركة فرصة الحصول على أفضل الأسعار والمواصفات».

شدد ديوان الرقابة المالية والإدارية على أن «انفراد الإدارات والأقسام الطالبة للسلع والخدمات تنطوي عليه مخاطر التواطؤ مع بعض الموردين ويفسح المجال أمام تمرير مدفوعات لطلبات شراء وهمية، وتفضيل بعض الموردين وعدم فتح باب التنافس بينهم بما يضمن حصول الشركة على أفضل العروض والأسعار، خاصة في ضوء غياب لجان داخلية مستقلة بالشركة تتولى مسئولية وضع المواصفات وتقييم عروض الموردين والبت في قرارات الترسية».

قيام الشركة بدفع مبالغ إلى إحدى وكالات الإعلانات للقيام بأعمال تصميم وإنتاج الإعلانات تخص تكاليف سفر وإقامة ونقل دون مطالبتها بتقديم الفواتير الخاصة بها.

وأوضح الديوان أنه «تم التعامل مع شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس إدارة الشركة لوحظ عدم التزام الشركة ببعض متطلبات دليل الحوكمة المعتمد من قبل مجلس إدارتها في مارس/ آذار 2013، وعدم التزامها بإجراءات الشراء المنصوص عليها في دليل إجراءات الشراء الخاص بها، وذلك فيما يتعلق بالشراء من شركات تعود ملكيتها لأعضاء بمجلس إدارة الشركة».

وتابع «ولوحظ من خلال مراجعة عينة من المشتريات التي تمت مع بعض الشركات التي يمتلكها بعض أعضاء مجلس إدارة الشركة قيام الشركة بتنفيذ بعض من تلك المشتريات عن طريق الأمر المباشر بالرغم من أنه لا تنطبق عليها الشروط المنصوص عليها بالمادة (50) من قانون تنظيم المناقصات والمزايدات والمشتريات والمبيعات الحكومية التي حددت الحالات التي يجوز فيها الشراء المباشر، مما يخالف متطلبات البند (1,4,2) من دليل جزاءات الشراء الخاص بالشركة الذي يستلزم إجراء مناقصات داخلية بواسطة الشركة للمشتريات التي تتراوح قيمتها بين 20 ألف و50 ألف دينار، واستدراج ثلاثة عروض على الأقل للمشتريات التي تتراوح قيمتها بين ألفين و20 ألف دينار.

وأوصى ديوان الرقابة «مجلس الإدارة والشركة الالتزام بمتطلبات دليل الحوكمة الخاص بالشركة وإحكام الرقابة على مشترياتها من الشركات التي يمتلك أعضاء مجلس الإدارة مصلحة مباشرة أو غير مباشرة فيها».

وفي ردها، قالت شركة حلبة البحرين الدولية أنه «سيتم تعديل دليل الحوكمة الخاص بالشركة وإحكام الرقابة على مشترياتها من الشركات التي يمتلك أعضاء مجلس الإدارة مصلحة مباشرة أو غير مباشرة فيها وفقاً لميثاق حوكمة الشركات ليكون الإفصاح عن وجود أية مصلحة شخصية مباشرة أو غير مباشرة لأعضاء مجلس الإدارةف ي المعاملات المنجزة وتكن الشركة طرفاً فيها أمام المالك سنوياً وذلك في اجتماع الشركة السنوي بالمالك».

وأضافت الشركة «سيتم تعديل دليل حوكمة الشركة بالنسبة لإفصاح أعضاء مجلس الإدارة أمام المجلس وضمان الحصول على موافقة الأعضاء مقدماً، ولا يجوز اشتراك عضو مجلس الإدارة في المناقشة أو التصويت على القرار الذي اعتمد فيما يتعلق بالمسألة التي يوجد له فيها مصلحة شخصية مباشرة أو غير مباشرة وإذا قام بالتصويت لا يؤخذ بصوته، كما سيتم اعتماد واستحداث دليل إجراءات شراء جديد في ديسمبر 2015».

وأورد ديوان الرقابة ملاحظات أخرى على الشركة منها أنه «لوحظ ضعف الدور الذي تضطلع به إدارة المشتريات كجهة مركزية يفترض منها القيام بتنفيذ جميع مشتريات الشركة، حيث لوحظ قيام الإدارات صاحبة طلبات الشراء بالشركة في بعض الأحيان بجميع إجراءات الشراء ابتداءً من الاتصال والتفاوض مع الموردين واستلام عروضهم والاختيار فيما بينها، حتى استلام السلع والخدمات شكل مباشر منهم، كما تبين في بعض الحالات جمع موظف واحد من موظفي الإدارات الطالبة بين هذه المهام، الأمر الذي لا يتماشى مع أنظمة الرقابة الداخلية السليمة التي تتطلب الفصل بين مهام طلب العروض من الموردين واستلامها وتقييمها واختيار العطاء المناسب ومهمة استلام المواد».

وأشار إلى أن «قيام الإدارات الطالبة بإجراءات الشراء وعدم تفعيل دور إدارة المشتريات من شأنه أن يضعف أنظمة الرقابة الداخلية على عمليات الشراء، وبالنظر لجوهرية قيمة مشتريات الشركة والتي بلغت نحو 50 مليون دينار خلال الفترة من 2012 حتى 2014، فإن انفراد الإدارات والأقسام الطالبة للسلع والخدمات تنطوي عليه مخاطر التواطؤ مع بعض الموردين ويفسح المجال أمام تمرير مدفوعات لطلبات شراء وهمية، وتفضيل بعض الموردين وعدم فتح باب التنافس بينهم بما يضمن حصول الشركة على أفضل العروض والأسعار، خاصة في ضوء غياب لجان داخلية مستقلة بالشركة تتولى مسئولية وضع المواصفات وتقييم عروض الموردين والبت في قرارات الترسية وغيرها من نقاط الضعف في أنظمة الرقابة الداخلية المتعلقة بالمشتريات كما سيتضح من الملاحظات التي سترد بهذا التقرير».

وواصل الديوان «علاوة على ما سبق، تبين قيام الإدارات الطالبة أحياناً باستلام السلع والخدمات وفاتورة المورد الخاصة بها، ومن ثم إخطار إدارة المشتريات لإصدار أمر شراء بغرض تمرير عملية الدفع للمورد، مما يعني أن عملية إصدار أوامر الشراء كانت إجراء شكلي الغرض منه تمرير المدفوعات للموردين دون إتباع الضوابط والإجراءات المتعلقة بإعداد واعتماد أوامر الشراء، مما يفقدها غرضها الرقابي المتمثل في التأكد من وجود ميزانية قبل الدخول في التزامات مالية ولضمان حقوق الشركة في حال عدم التزام الموردين بتسليم السلع بالمواصفات المتفق عليها.

وأوضح أنه «بلغت قيمة مشتريات وعقود الشركة التي تتراوح قيمتها بين 20 ألف و50 ألف دينار للفترة من يناير/ كانون الثاني 2012 حتى سبتمبر/ أيلول 2014 نحو 5.6 مليون دينار. ويستوجب البند (1,4,2) من دليل إجراءات الشراء تنفيذ تلك المشتريات من خلال مناقصات داخلية عن طريق الشركة. خلافاً لذلك لوحظ قيام الشركة بتنفيذ 79 في المئة من تلك المشتريات بطريقة الشراء المباشر من المورد، وبالرغم من أنها متوفرة لدى العديد من الموردين».

وشدد على أن «لجوء الشركة للشراء بالأمر المباشر بشكل مستمر دون مبرر أدى إلى غياب المنافسة ويحول دون القدرة على التأكد من مدى حصول الشركة على أفضل الأسعار والمواصفات».

وفيما يتعلق بالعقود المتعلقة بخدمات التسويق والدعاية والإعلان بلغت القيمة الإجمالية للمشتريات والعقود المتعلقة بالتسويق والدعاية والإعلان، فأوضح الديوان أنها تبلغ «نحو 6.8 مليون دينار خلال الفترة من يناير 2012 حتى سبتمبر 2014، وقد قامت الشركة بالتعاقد مع عدد من الوكالات المتخصصة في الدعاية والإعلان لتصميم وتنفيذ إعلانات خاصة بها، وحجز مساحات إعلانية لها، وذلك في إطار التسويق للفعاليات التي تقام على أرض الحلبة. تبين من خلال الاطلاع على العقود المبرمة مع تلك المؤسسات والمستندات المتعلقة بها ما يلي:

قامت الشركة في مارس 2011 بالتعاقد مع إحدى وكالات الإعلانات للقيام بأعمال تصميم وإنتاج الإعلانات، مقابل رسوم شهرية ثابتة للخدمات الاستشارية، إضافة إلى سداد مبالغ متفق عليها مسبقاً للوكالة الإعلانية مقابل قيامها بتصميم إعلانات للشركة، علاوة على احتساب عمولة لها نسبتها 5 في المئة من سعر الإعلانات التي يتم تصميمها عن طريق مؤسسات أخرى، بلغت القيمة الإجمالية للمبالغ المدفوعة لتلك الوكالة حوالي 814 ألف دينار خلال الفترة من يناير 2012 حتى يوليو/ تموز 2014، وقد لوحظ حول هذا التعاقد ما يلي: قيام الشركة بدفع مبالغ للوكالة تخص تكاليف سفر وإقامة ونقل دون مطالبتها بتقديم الفواتير الخاصة بها، مما يخالف الفقرة (d) من البند (6.1) من العقد المبرم مع الوكالة الذي يلزمها بتقديم تلك الفواتير، كما لوحظ قيام الشركة أحياناً بسداد فواتير صادرة عن الوكالة تخص تكاليف خدمات إنتاج إعلانات مقدمة من قبل مؤسسات أخرى مضافاً إليها عمولة الوكالة، دون مطالبتها بتقديم الفواتير الصادرة عن تلك المؤسسات وذلك بغرض التحقق من صحة تكلفة تلك الخدمات وعمولة الوكالة المحسوبة على الشركة، ويرجع السبب في ذلك إلى وجود قصور في العقد المبرم مع الوكالة الذي لا يلزمها بتقديم مثل تلك الفواتير. إن قيام الشركة بدفع مبالغ للوكالة دون مطالبتها بتقديم الفواتير الخاصة بها يحول دون إمكانية التأكد من صحة وشرعية المبالغ المدفوعة للوكالة».

مشتريات نفذت جميع إجراءاتها الإدارات الطالبة للموارد والخدمات