أصدر رئيس ديوان الخدمة المدنية أحمد الزايد تعليمات الخدمة المدنية رقم (8) لسنة 2015 بشأن أمن المعلومات، مدعومةً بتحذيرات من إفشاء المعلومات الشخصية لموظفي الجهات الحكومية، بما يترتب عليه اتخاذ الإجراءات التأديبية اللازمة.

وفي بيانه الصادر أمس السبت (11 يوليو/ تموز 2015)، بين الديوان أن التعليمات الحديثة تهدف إلى بيان الضوابط والإجراءات المطلوب اتباعها بشأن أمن المعلومات والذي يقصد به «تداول وحفظ قاعدة البيانات والأنظمة المتعلقة بإدارة الموارد البشرية في الخدمة المدنية» وذلك من قبل الموظفين العاملين بالجهات الحكومية بما فيها الجهات الحكومية التي تنظم شئون موظفيها لوائح خاصة، وذلك لما فيه مصلحة العمل والموظف، استناداً إلى المادة رقم (3) البند (14) والمادتين رقم (21، 32) من قانون الخدمة المدنية الصادر بالمرسوم بقانون رقم (48) لسنة 2010م، والمادة رقم (2) والمادة رقم (34) البند (2) فقرة (هـ، و، ز) من اللائحة التنفيذية الصادرة بالقرار رقم (51) لسنة 2012م.

بدورها، قالت مدير إدارة المعلومات الإدارية أمل شاهين: إن تطبيق بنود هذه التعليمات على جميع الموظفين الخاضعين لقانون الخدمة المدنية سواء كانوا موظفين دائمين أو مؤقتين أو متعاقدين أو متدربين، يأتي بغرض الحفاظ على المعلومات المستخدمة بغض النظر عن نوعية الأعمال المسندة إليهم، ووضع الإجراءات والتدابير الكفيلة لحماية أمن المعلومات.

وشددت على وجوب محافظة الجهات الحكومية على المعلومات الشخصية للموظفين التي بحوزة الجهات الحكومية بحكم العلاقة الوظيفية، وعدم جواز إفشائها أو إعطائها لأي جهة فيماعدا ديوان الخدمة المدنية والجهات الرسمية التي خوّلها القانون صلاحية الاطلاع على المستندات والسجلات والأوراق الخاصة بكل جهة حكومية.

وأضافت «في حالة طلب معلومات أو إحصائيات متعلقة بالوظيفة أو الموظف من إحدى الجهات الحكومية يجب أن يكون الطلب كتابياً إلى الجهة نفسها، حيث إنها تعتبر الجهة المالكة لهذه المعلومات، بالإضافة إلى إرشاد وتوجيه الموظفين بضرورة كيفية الحفاظ على أمن المعلومات من خلال تعليمات داخلية مكتوبة تضمن التأكد من استيعابهم للأمر والتنويه لهم بأنه سيتم اتخاذ الإجراءات التأديبية بحقهم عند مخالفة هذه التعليمات، مع إلزام الموظفين بالاطلاع والالتزام بهذه التعليمات والتوقيع بما يفيد ذلك». وتابعت «كما أنه يجب على الموظف عدم الكشف عن المعلومات المتعلقة بالخدمة المدنية أو استخدامها أو نسخها أو نقلها أو إزالتها أو الإفضاء بها إلى أشخاص غير المصرح لهم، والاحتفاظ بالمعلومات في مكان آمن، مع عدم إفشاء المعلومات التي يطلع عليها الموظف بحكم وظيفته أو الأعمال المسندة إليه، ويظل هذا الالتزام قائماً بعد ترك الموظف الخدمة من خلال اتباع وتطبيق سياسة أمن المعلومات المعمول بها في الجهة الحكومية الخاضع لها إن وجدت».

ونوهت إلى أن كل البيانات المخزنة أو المستخدمة لتسيير العمل تكون ملزمة على عاتق الموظفين في الحفاظ على سريتها والتي تخزن أو تستخدم عن طريق الحواسيب الآلية والأجهزة الأخرى التي توفرها الجهة الحكومية للموظفين الذين تتطلب طبيعة عملهم استخدامها والتي وجدت لغرض العمل الرسمي ولإتمام مهامهم الوظيفية، ويجب استخدام البرامج والأنظمة الخاصة بديوان الخدمة المدنية بعد حصول الموظف على الترخيص من المسئول المعني بالجهة الحكومية وفق الصلاحيات الممنوحة له، مع إبلاغ المسئول المباشر عند عدم الحاجة لاستخدام نظام معين، وأن يتم إخطار ديوان الخدمة المدنية بهذا الشأن.

كذلك، فقد نبهت مدير إدارة المعلومات الإدارية إلى ضرورة قيام الموظف بالتأكد من تفعيل قفل الشاشة بشكل أوتوماتيكي بعد مدة زمنية محددة، والخروج من البرامج والأنظمة حال الانتهاء من استخدامها، وعدم تجاوز المستويات المصرح بها للموظف لاستخدام البرامج والأنظمة الآلية، مؤكدةً أن أي تجاوز قد يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية بحقه.

وتطرقت إلى منع نقل أو معالجة البيانات المتعلقة ببرامج وأنظمة الخدمة المدنية إلى الأجهزة الإلكترونية الشخصية بدون تصريح، والتأكد من خلو الجهاز الإلكتروني من أية بيانات أو معلومات مستخرجة من أنظمة الخدمة المدنية قبل إعطائها لموظف آخر، ومنع استخدام اسم دخول وكلمة سر لشخص آخر لأي سبب كان، وعقبت «على الموظف حفظ كلمة السر وعدم اطلاع أحد عليها، إذ يمنع إفشاء كلمة السر بقصد استخدامها من أشخاص آخرين، وتغييرها عند الشك، مع إبلاغ المعنيين في مقر العمل في حالة الشك في استخدام كلمة السر الخاصة بالموظف للتحقق وعمل اللازم».