بالرغم من أهمية الرقمنة في عالمنا المعاصر، وما تشكله من عامل حيوي في ظل ما يشهده الاقتصاد العالمي اليوم من تنافسية وتزايد في حركة العولمة، إلا أن التحول الرقمي يطرح العديد من التحديات، حيث لا تقدم 80 % من المشاريع المعتمدة على تقنية المعلومات النتائج المطلوبة، أو أنها تتجاوز الميزانية المخصصة لها بحسب الدراسة الصادرة عن شركة "ستراتيجي &".

وبحسب الدراسة، تعتمد معظم الشركات خلال تنفيذ مشاريعها على أساليب إدارة المشاريع التقليدية، والتي تعطي مؤشرات على ما تم إنجازه، لكنها لا توفر النظرة المستقبلية لتنفيذ المشروع. كما أنها غير مجهزة لتحديد المشاكل بشكل استباقي قبل تحولها إلى أزمات شاملة يمكن أن تؤثر على سير العمل والميزانية المخصصة.

تقوم معظم الشركات بتتبع كميات هائلة من البيانات التي عادة ما يتم عرضها عبر مئات من لوحات مؤشرات الأداء، وغالباً ما ينصب وقت وجهد فريق العمل على تطوير تلك اللوحات عوضاً عن تحليلها.

وتعليقاً على نتائج الدراسة قال سامر بحصلي، شريك في "ستراتيجي &" وقائد فريق الأعمال الرقمية والتقنية لدى الشركة في الشرق الأوسط:"بالرغم من أن معظم الشركات تمتلك البيانات التي يمكن لها إظهار المشاكل مبكراً في دورة حياة المشروع، ويمكن أن تستخدم كأداة تحذير حيوية في تطبيق الإجراءات الإصلاحية بأقل كلفة ممكنة، إلا أن الشركات تفشل في متابعة وتفسير البيانات المناسبة وتحويل النتائج المستخلصة إلى قرارات تطبيقية هي الأهم لقيادة المشروع وإبقاءه في إطار الجدول الزمني المحدد وضمن الميزانية المخصصة. لذا يؤدي ذلك الفشل إلى ارتفاع تكاليف المشروع وتباطؤ العمل والتأثير على الكفاءة إلى حد كبير".

واقترحت دراسة "ستراتيجي &" 3 خطوات إصلاحية لردم الفجوة في عملية استخدام أنظمة تحليل البيانات وتتضمن تحديد ومتابعة البيانات المناسبة، بالإضافة إلى تزويد فريق عمل المشروع بالمهارات المطلوبة، إلى جانب تحويل النتائج التحليلية إلى قرارات فعالة.

1- تحديد ومتابعة البيانات المناسبة

من أجل تجنب التركيز على البيانات المرتبطة بما تم إنجازه سابقاً عوضاً عن استخدام التحليلات التنبؤية،

أشارت الدراسة إلى ضرورة قيام المؤسسات بتحديد وجمع واستخدام المستوى المناسب من البيانات عبر كامل دورة حياة المشروع، ومن أجل تحقيق الاستفادة الأمثل من التحليلات التفصيلية، على الشركات أن تستخدم أنظمة تحليل البيانات لتتعمق أكثر في تفاصيل المشروع. ومن خلال التحليلات الكمية، يمكن لفرق العمل أن تحدد المخاطر بشكل مبكر مع امكانية رصد تأثيراتها المتتابعة، وبالتالي يمكن تطبيق الإجراءات المناسبة عند الضرورة مع توفير الوقت والتكاليف في آن واحد. ومن أجل ضمان تطبيق المقاييس المناسبة، يجب إنشاء إطار شامل لأنظمة تحليل البيانات قبل البدء بالمشروع للربط بين كافة مصادر المعلومات الخاصة بالمشروع.

2 - تأهيل فريق العمل

سلطت الدراسة الضوء على أهمية وجود الكوادر المناسبة لمتابعة البيانات، ويتضمن ذلك تدريب وتشجيع مدراء المشروع المسؤولين عن إنشاء وتقديم ومتابعة لوحات مؤشرات الأداء. وهنا يقول عبد القادر لمعة، مدير أول في "ستراتيجي &"وعضو فريق الأعمال الرقمية والتقنية في الشركة :"لا يتمتع مدراء المشاريع عادة بالخبرة والمعرفة العملية والتقنية المطلوبة للوصول إلى المكونات الأساسية لكل مؤشر، وإلى جانب المشاركة اليومية لمدراء المشروع، من الضروري أن تقوم الشركات المنفذة للبرامج التقنية بنقل المعرفة والخبرة إلى فريق عمل المشروع."

3 - تحويل النتائج التحليلية إلى قرارات فاعلة

إثر الانتهاء من متابعة وتحليل البيانات المناسبة، يجب رفعها إلى الأفراد المناسبين المخولين باتخاذ القرارات القابلة للتطبيق، ويتطلب ذلك قنوات تواصل واضحة إلى جانب صلاحيات اتخاذ القرار وتوزيع المسؤوليات داخل وعبر مختلف الإدارات والأقسام. وتساعد التحليلات على إنشاء ما يسمى "نسخة واحدة من الحقيقة"، وتسريع اتخاذ القرار من خلال الإجماع الإجباري بالاعتماد على البيانات عوضاً عن الآراء الشخصية.

وبالرغم من هذه المعطيات، أظهرت الدراسة أن الثقافة المنتشرة وآليات الحوكمة المتبعة في معظم المؤسسات في الشرق الأوسط تضع عوائق أمام تطبيق هذه العملية، وعوضاً عن تزويد الإدارة بتحليل للبيانات يعتمد على الحقائق، يعتمد بعض المدراء على آراء فردية تتكل على علاقات شخصية، وبالتالي تبقى المشكلات في الخفاء حتى تتضخم مع مرور الوقت وتتحول إلى أزمات مكلفة مادياً وزمنياً تشتت العمل في المشروع.

وتعليقاً على ذلك يقول سيفاغ بابازيان، مدير أول في شركة "ستراتيجي &" وعضو فريق الأعمال الرقمية والتقنية في الشركة:"لا تعتمد الحوكمة السليمة على إنشاء هيكلية متينة فحسب، بل يجب أن تتمتع هذه الهيكلية بالقدرة على الاستمرار والاستدامة على امتداد فترة المشروع بالتزامن مع تعزيز استخدام أنظمة تحليل البيانات."

الإطار التحولي المجهز بالكامل للبيانات عامل حيوي لنجاح المشروع

في حال إنشاء وتطبيق هيكلية حوكمة محددة بشكل واضح إلى جانب تكوين فريق عمل مؤهل بالإضافة إلى تتبع وتحليل البيانات المناسبة، تكون الشركة قد نجحت في إنشاء منظومة تحليل للبيانات مجهزة بالكامل ترصد المخاطر بشكل مبكر ويمكن من خلالها مواصلة المراقبة والمتابعة.

وفي النهاية، تتمكن الشركات عبر هذه القدرات من تنفيذ المشاريع المعتمدة على تقنية المعلومات بالوقت المحدد والتي تساعد بدورها في تعزيز العائد على الاستثمار والتميز عن باقي المنافسين بحسب بابازيان.

وبالإضافة إلى ما ذكر، يمكن من خلال منظومة التحليل تطوير آليات تعتمد على البيانات لقياس تأثير المشروع على المؤسسة والفوائد المتأتية منه، وبالتالي يمكن تقييم مدى تحقيق الأهداف الأولية للمشروع.