كيف ينظّم المدراء الفعّالون وقتهم

الوسط - محرر المنوعات

تُعدّ إدارة الوقت إحدى أصعب المهام، لاسيّما بالنسبة للمدراء. وسواءً كنت تدير فريقاً، أو أصلاً من أصول الشركة، أو كليهما، فمن الصعب أن توازن بين إنتاجك الخاص واحتياجات فريقك.

إن إيجاد هذا التوازن يتعلّق بشكلٍ كبير بتحديد الأولويّات. هل لديك الوقت الكافي لتكون متاحاً من أجل مساعدة فريقك؟ أم تحتاج أن تغلق الباب وتعمل على مشروعٍ كبير؟ إذا حدث أمرٌ طارئ، ما الذي يمكنك وضعه أولاً؟ كل ذلك يتعلّق بأهدافك القصيرة المدى والبعيدة المدى.

لكن الكلام دائماً أسهل من الفعل، لذا، يعرض تقرير لموقع “HubSpor” الإلكتروني فيما يلي خطواتٍ عمليّة يحتذيها المدراء العظماء لتنظيم وقتهم.

1) لديهم نظام للبريد الإلكتروني.

يعتبر البريد الإلكتروني بالنسبة للكثير منا أكبر مستهلكٍ للوقت، لكنّه أيضاً يعد بالنسبة لآخرين طريقةً سهلة لتنظيم المهام والوقت، فضلاً عن تسهيل التواصل مع جميع أعضاء الفريق. وبصفتك مديراً، من المهم أن تحدّد أولوياتك بشكل فعّال.

وهناك أنظمة مختلفة تناسب كل شخص، ويجب أن تجد بينها ما يناسبك.

وتقول نائب رئيس “HubSpot” للتسويق، نتالي كيلي: “كان البريد الإلكترونيّ التحدي الأكبر بالنسبة لي، لكن بسّطت صندوق البريد الخاص بي بحيث أصبح لدي ثلاثة مجلّدات فقط: 1) للتنفيذ الفوري 2) يُقرأ في وقتٍ لاحق 3) المرجع”.

وأضافت، “كلما يصلني من رسائل يتم تصنيفه إلى أحد هذه المجلدات، كما وضعت فلترات تلقائية بحيث تسير الرسائل مباشرةً إلى المجلّد المناسب كي أتمكّن من قراءتها عندما يكون لديّ الوقت”.

وهناك طريقة أخرى لتنظيم الرسائل الواردة، وهو باستخدام طريقة أندرياس كلينغر لـ”جيميل”.

وتقترح مدير توليد الطلبات في “HubSpot”، أماندا سيبلي، تخصيص وقتٍ محدّد للبريد الإلكترونيّ، ومحاولة عدم النظر إلى البريد الإلكتروني بين الفينة والأخرى إذا كان لديك عملٌ كثير خلال ذلك اليوم، وتقول: “أحاول تخصيص ساعة صباحاً وساعة مساءً للبريد الإلكتروني”.

وأخيراً، هناك بعض أدوات البريد الإلكتروني التي تساعد في تقليل الجهد المبذول للتعامل معه. وهذه الأدوات تشمل “Boomerang” لـ”جيميل”، التي تمكّنك من أرشفة الرسائل بطريقةٍ بسيطة.

 2) يحجزون أوقاتاً محدّدة لإنجاز كلّ مهمّة.

غالباً ما يجد المدراء أنفسهم منجرّين في عدّة اتجاهات مختلفة في وقتٍ واحد، لذا يصبح من المستحيل إيجاد وقتٍ معيّن لإنجاز مشاريعهم.

وتفيد نائب رئيس التسويق في “HubSpot”، ميغان أندرسون، أنها تريد أن يتمكّن فريقها من حجز مواعيد اجتماعاتٍ معها متى ما احتاجوا. ونتيجةً لذلك، فإن أيّ مساحةٍ غير محجوزة ضمن جدول أعمالها اليومي تمتلئ بسرعةٍ كبيرة، وتقول: “كي أجد وقتاً لنفسي، أقوم بحجز موعدٍ مع نفسي”.

وترى كيلي أن العمل من المنزل خلال أيامٍ معيّنة يساعدها على التركيز بشكل أفضل عندما تحتاج ذلك. وتقول: “عندما أعمل في المكتب، يمتلئ جدول أعمالي بالاجتماعات، لكن عندما أعمل من المنزل، فإن يومي يكون أكثر إنتاجيّةً”.

وهناك طريقة أخرى، وهي أن تحجز نفسك جسدياً بعيداً عن كل ما يلهيك عن عملك. وتقول سيبلي: “أريد أن أكون متواجدة دائماً إذا احتاجني فريقي، لذا أفضّل البقاء في مكتبي قدر الإمكان، لكن إذا كان لدي مهمة عليّ إنجازها، أقفل الباب على نفسي في غرفة اجتماعات وأغلق بريدي الإلكتروني حتى أنجز مهمتي”.

وتشير سيبلي إلى أنه من المهم أن تكون شفافاً وواضحاً مع فريقك.

 3) يحجزون أوقات الاجتماع بالأفراد ككتل.

عندما تحجز وقتاً لمهمة، تأكد من أن تحجز أوقات اجتماعاتك بالأفراد بشكلٍ متتالٍ، بحيث تجتمع بهم واحداً تلو الآخر.

وتقول مدير التسويق، ديبي فاريس: “أقوم باجتماعاتي مع الأفراد خلال يومي الثلاثاء والخميس، وبذلك، لا أحجز يوماً بأكمله من أجل الاجتماعات هذه، ومن ناحية أخرى، لا أبعثرها خلال الأسبوع كلّه”.

 4) يجدون الوقت للعمل عندما لا يعمل الآخرون.

بالنسبة لبعض المدراء، فإنّ أفضل وسيلة لحجز وقت إنجاز المهام هو عندما لا يعمل الآخرون. وذلك ما يفعله مدير العلاقات العامة والعلامة التجارية في “HubSpot”، ناثانييل إيبرلي. فخلال الأيام الممتلئة، يستفيد من الصباح الباكر والمساء لينجز ما يمكنه من الكتابة، أو إنجاز ما أمكن من رسائل البريد الإلكتروني، أو القيام بالتفكير النقدي والتخطيط.

ويقول ناثانييل: “سواءً كنت تحب العمل في الصباح الباكر أو خلال وقتٍ متأخر من الليل، اصنع بعض الوقت لإنجاز بعض العمل في حين ينام الآخرون. وإذا كنت تفضّل العمل أثناء اليوم، احجز وقتك عبر قطع اتصالك بالإنترنت والهاتف”.

 5) يعيدون ترتيب أولويّاتهم بشكلٍ فعّال طول اليوم.

عندما تكون مديراً، يختلف كلّ يوم عن الآخر، وبالتالي فإن الحاجة لإعادة ترتيب الأولويات أمر عاديّ. إن المدراء الأكثر فعالية يمتلكون القدرة على ملاحظة أي من المهام تحتاج للتنفيذ على الفور وأي منها يمكنها أن تنتظر.

السؤال هنا: كيف يكون الفرز الفعّال؟

تبيّن مدير استراتيجيات المحتوى في مدوّنة التسويق بـ”HubSpot”، جيني سوسكي، أنها تفكّر بطريقة المصفوفة التالية:

وتقول سوسكي: “إن الأمور التي يجب أن أركّز عليها في النصف العلوي من المصفوفة، أي الأهداف والأنشطة الهامة. وأحاول تقليل الوقت الذي أقضيه في العمل على المهام المنخفضة الأهميّة والأقل إلحاحاً”.

أما إيما سنايدر، والتي تدير مدوّنة المبيعات في “HubSpot”، فتؤكّد ضرورة وضع الذين يعملون تحت إدارتك مباشرةً في مقدّمة أولوياتك، وتقول: “لا أريد أن أكون الحاجز الذي يعيق إتمام فريقي لمهامه، ولا أريدهم أن يقولوا أنهم ينتظرون توجيهاً أو تعديلاً مني، لذا أحاول الرد فوراً عندما يأتون إلي في أمرٍ ما”.

وهنا تأتي ضرورة تحقيق التوازن بين تلبية احتياجات فريقك وتنفيذ مهامك. تقول سيبلي: “اسأل نفسك ما إذا كانت أولويّتك أن تتواجد 100% لمساعدة فريقك أم أنّ عليك التركيز في مهمةٍ ما، وخطّط أيامك وفقاً لما عليك إنجازه خلال ذلك اليوم”.

 6) يخصّصون الوقت للرياضة البدنيّة

من الشائع جداً أن تكون الأولويّة للعمل، حتى أن الكثيرين يضعون العمل قبل العائلة، والأصدقاء، والصحّة. لكنّك لا تفيد نفسك ولا فريقك عندما تهمل صحّتك. عند التوقّف عن ممارسة التمارين الرياضية، فإنك تضع صحتك الجسدية والعقلية في خطر. وعندما تفقد الاثنتين، فإن إنتاجيتك وفعاليتك كمدير تتراجع بسهولة.

تقول كيلي: “أبدأ يومي في وقتٍ باكرٍ جداً، أي في الساعة 4:30 صباحاً، وتلك نصيحتي الأولى لتحقيق التوازن خلال اليوم رغم أنها صعبة التحقيق، لكن اليوم الذي لا أمارس الرياضة فيه يكون أقلّ إنتاجية”.

 ولدى رئيس التسويق لآسيا والمحيط الهادئ واليابان في “HubSpot”، رايان بونيسي، نهج مشابه، إلا أنه يحجز بين الساعة 12 و1 ظهراً وقتاً للجري أو السباحة أو رؤية صديق كلّ يوم.

 7) يركّزون خلال الاجتماعات على العمل

ليس هناك شيء أكثر إحباطاً من الاجتماعات غير المثمرة. يمكننا جميعاً الاستفادة من تقليل الاجتماعات الغير فعّالة وزيادة الوقت الذي ننجز خلاله العمل حقاً. وكمدير، ستجد نفسك غالباً تعقد هذه الاجتماعات، وتعود المسؤولية عليك في التحدّث فقط عن الأمور ذات الغايات والأهداف.

يقترح بونيسي تحضير جدول لأعمال الاجتماع وإرسالها إلى الحاضرين قبل عقد الاجتماع، بحيث يعلم الجميع بالأهداف التي يتوجّب عليهم تحقيقها خلال الاجتماع.

وتشير كيلي إلى أنه من الممكن التحضير للاجتماع عبر استخدام جدول بثلاثة أعمدة في “مستندات غوغل”. وتقول: “عندما يبدأ الاجتماع، اكتب الموضوع في العمود الأيسر، وفي المنتصف، اكتب أهم نقاط النقاش، وعلى اليمين، أكتب بنود العمل. وهذا يضمن أن لا يكون هناك نقاش دون عنصر عمل واضح”. وعندما ينتهي الاجتماع، يمكنك إرسال ملاحضات الاجتماع عبر البريد الإلكتروني إلى كافة الحاضرين.

 8) ممتنّون دائماً

تبيّن أن الاحتفاظ بدفتر تكتب فيه كلّما أنت شكورٌ وممتنٌّ له يزيد من إنتاجيّتك، وذلك وفقاً لعدد من الدراسات الأكاديمية من جامعات “هارفارد”، و”ييل”، و”ستانفورد”، و”كاليفورنيا في بيركلي”، و”كولومبيا”.

وإليك الكيفيّة: إن تدوين كلّ ما أنت شاكرٌ لأجله يزيد من سعادتك، والسعادة تزيد الإنتاجيّة. لذا، فإن ممارسة الامتنان هي إحدى أدوات زيادة الإنتاجية المجهولة لدى الكثيرين.

 9) يستخدمون أدوات الإنتاجيّة

لكل شخص وفريق أسلوبه الخاص، لكن ينبغى على كلّ فريق استخدام أداة لإدارة المشاريع. ويستخدم فريق التدوين في “HubSpot”، على سبيل المثال، “Trello”، وهي أداة تتيح السحب والرمي واستخدام رموز ملوّنة والتعامل مع عناصر قائمة المهام بطريقة مميّزة وسهلة. كما أنّ هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع الفعّالة والسهلة الاستخدام، مثل “Google Drive”، و”Asana”، و”Wunderlist”، و”Slack”.